Штатное расписание унифицированная форма. Что такое штатное расписание организации? Порядок внесения изменение в штатное расписание

Руководителям предприятий рекомендуется использовать унифицированную форму, которая утверждена постановлением от 24.03.1999 N 20. Если расписание составляется первично, то руководство должно четко продумать перечень всех должностей, которые будут на предприятии, а также составить дополнительный документ, который фактически регламентирует оплату рабочего труда. Определяется, что штатное расписание может составляться любым сотрудником, но практика показывает, что руководители доверяют такое дело бухгалтерам или же сотрудникам кадровых отделов.

В трудовом кодексе определено, что любой предприниматель или же юридическое лицо, которое осуществляет процесс заключения трудового договора с сотрудниками, обязан осуществить составление штатного расписания. В тоже время в законе не определены отличия составления данного документа для ИП или же ООО. То есть, все руководители имеют право использовать форму Т-3, заполнение которой не имеет особых сложностей и проблем.

Форма Т-3 в своем составе содержит информацию обо всех подразделениях организации, количества штата единиц, перечисление должностей и пр. То есть, можно использовать унифицированную форму, в которую просто нужно внести индивидуальные данные. Заметим, что расписание внесено в перечень унифицированных форм. Большинство руководителей используют данную форму по той причине, что она содержит в своем составе все необходимые колонки и графы. Применение документа не является обязательным. В письме Роструда N ПГ/409-6-1 четко указывается на то, что Т-3 - рекомендуемая форма, но руководитель вправе осуществить разработку собственной формы документа, главное учесть в его составлении все требования законодательных норм. В статьях 15 и 57 ТК РФ указываются определенные нюансы оформления расписания, с учетом того, что наименования всех должностей, которые существуют на предприятии, непременно должны быть внесены в расписание.

Также устанавливается требование использовать такие реквизиты:

• Перечень всех подразделений, которые разработаны в организации;
• Указываются все должности, а также сведения, которые касаются количества штатных единиц;
• Обязательно вносится в документ информация об окладах по должностям, также вносятся данные о надбавках и пр.

Чтобы данный документ приобрел юридическую значимость нужно составить приказ руководителя, который фактически одобряет разработанное расписание, принимая его в качестве внутреннего, локального документа. Что касается срока действия штатного расписания, то руководство вправе самостоятельно его определять. Например, в организации может каждый год разрабатываться расписание, но нужно указывать его срок на составленном документе. Как правило, составление расписания на год импонирует компаниям, которые развиваются очень динамично, что приводит к расширению штата, формированию новых должностей, формированию более высоких показателей оклада, премий и пр. Маленькие организации чаще всего осуществляют процесс составления расписания на более существенный срок. На бланке нужно будет указать дату начала действия, то есть, дату, с которой данное расписание применяется на предприятии. Обязательно указывается срок действия.

Бывают ситуации, когда в процессе деятельности предприятия возникают определенные изменения. Например, меняется оклад, появляются новые штатные единицы, меняется наименование должностей. В данном случае, можно составить новое расписание, а можно просто осуществить процесс внесения изменений в действующий документ. Для внесения изменений руководитель составляет специальный приказ с указанием на проведение необходимых изменений. В разработанную и действующую форму Т-3 вносят все необходимые изменения, но исключительно в соответствии с ранее выпущенным приказом.

Впрочем, бывают достаточно крупные изменения. Например, на предприятии осуществляется сокращение штата, в данном случае рациональнее будет составить новое штатное расписание.

Таблица данного расписания в стандартной форме Т-3 содержит в себе информацию о подразделениях с обязательным указанием кодов, внутренней классификации, а также с указанием наименований всех должностей, причем с использованием классификатора ОКПДТР. Указывается количество должностей, и непременно указывается информация по окладу, а также различным надбавкам, если такие будут иметь место.

На основании штатного расписания можно достаточно быстро осуществить процесс просчета месячного бюджета для сотрудников подразделений. Так как фактически можно будет суммировать заработную плату должностных единиц, и умножить на количество, которое предусмотрено по каждой должностной единице.

После заполнения формы она должна быть обязательно передана руководителю на утверждение. Если руководитель формирует замечания по составлению, то форма перезаполняется. В конечном итоге форма должна быть подписана руководителем. Вверху бланка должна стоять специальная отметка - «утверждено».

Обязательные реквизиты формы Т-3

1. Обязательно указывается полное наименование организации. Причем устанавливается необходимость указать наименование, которое будет соответствовать учредительным документам организации;
2. Ставится 8-значный код предприятия (код ОКПО). Указывается номер штатного расписания. Нужно сразу же сказать о том, что по номеру нет никаких особых требований. Фактически, каждый год расписание может иметь номер 1, а можно просто следить за порядковой нумерацией;
3. Проставляется дата составления документа. Помните о том, что на документе ставится фактическая дата его составления, тем не менее, она может фактически отличаться от даты введения расписания в действие. Например, расписание может быть составлено в декабре, а вводить его на предприятии можно только с января;
4. Прописывается срок действия расписания. Как вы уже поняли, мелкие предприятия с минимальными аспектами развития могут составлять расписание на несколько лет. Если предприятие имеет весьма высокую динамику развития, то в данном случае расписание составляется на год. Но, в течение данного времени формируется возможность вносить определенные изменения;
5. Чтобы штатное расписание приобрело значимость, оно непременно должно быть принято руководителем. Причем, в данном случае составляется специализированный приказ. Гриф «утверждено», а также все реквизиты составленного приказа непременно должны быть указаны на форме Т-3. Также поверх грифа принято ставить печать организации. Тем не менее, данное правило не закреплено на законодательном уровне.

Как заполнить форму Т-3?

Порядок составления формы Т-3 потребует использования определенных данных первичных документов организации. Очень важно, чтобы в шапке фигурировало именно то название предприятия, которое отражено в учредительных документах (то есть, организационное, а не коммерческое наименование).

В первой графе указывается наименование структурного подразделения. Обратите внимание на то, что речь идет о филиалах, цехах, отделах, представительствах. В данном случае осуществляется процесс распределения подразделений по значимости. То есть, изначально указываются данные о представительствах, отделах, цехах. Что касается распределения информации по отделам, то начинать нужно с тех отделов, которые имеют более существенные аспекты финансовой значимости. Например, отдел инвестиции, после чего, отдел реализации и пр. Это рекомендательный аспект заполнения, он не является обязательным. Так что, можно указывать все данные о подразделениях так, как вам это будет удобно.

Во второй графе вам нужно будет указать код подразделения. В принципе, кодирование присваивается на самом предприятии, причем можно использовать обычную порядковую очередность, можно использовать кодификацию по отделам, и подчиненным ему отраслям. Например, отделу финансов вы присваиваете код 02, а бухгалтерия, которая будет работать в данном отделе будет иметь код 02.1 и пр. Заметим, что на мелких предприятиях данная графа вовсе не заполняется.

В третьей графе отражается информация о должности. Наименование указывается в единственном числе и исключительно в именительном падеже. Определена необходимость указания должности без сокращений и аббревиатур. Все должности, которые связаны с тяжелыми, а также вредными условиями труда определяются профессиональными стандартами, и все данные по таким должностям нужно будет получать посредством квалификационно-тарифных справочников. Наименования остальных должностей могут быть выбраны руководителем самостоятельно, так как законодатель не устанавливает никаких ограничений по данному вопросу.

В процессе выбора наименований должностей рекомендуется использовать специализированный классификатор профессий (ОКПДТР). В данном справочнике предложены наименования всех должностей, а также различных профессий, причем с их точным кодовым обозначением.

В четвертой графе указывается количество штатных единиц. Вы должны указать количество рабочих мест по каждой отдельной должности. Причем, вы должны помнить, что можно указывать целые и дробные единицы. Например, это может быть целая ставка, или же всего 0,25 ставки. Заметим, что работодатель имеет право указывать в штатном расписании предполагаемое количество работников, несмотря на то, сколько специалистов работает на предприятии. Например, в расписании указано 3 бухгалтера, но фактически может быть всего 2 бухгалтера, а одна должность остается вакантной. Но, тут есть исключение, если есть штатная единица, которая отведена под квоту для работников-инвалидов, то о ее вакантности непременно нужно сразу же сообщать в центр занятости.

В пятой графе определяется информация о тарифной ставке или же окладе. В данную графу может проставляться определенная тарифная ставка, а также указываться информация о принятом окладе. Если же нет возможности четко указать конкретное цифровое значение, то в данном случае можно указать форму оплаты труда. Это может быть аккордная или же сдельная оплата. Но, в следующей графе вы непременно должны поставить ссылку на положение, которое касается оплаты труда, где осуществляется детальное описание расчета оплаты фактически выполненной работы.

Заметим, что стоимостные показатели при заполнении унифицированных форм первичных документов указываются исключительно в рублях. Причем, устанавливается необходимость указания показателей с точностью до второго знака, который следует после запятой. В тоже время, если ваша организация не формирует окладов, то никто не может вам запретить в штатном расписании не указывать конкретные данные по окладу по той или же иной штатной единице. Можно просто определить возможные границы. Например, можно указать сумму в размере 1000-1500 рублей. Такая граница позволит вам в дальнейшем правильно, не нарушая норм законодательства осуществлять выплату заработной платы с учетом совместительства, квалификации, определенных иных характеристик работника.

В 6-8 графах указываются надбавки. Сюда вносится информация по всем надбавкам, которые формируются на основании работы специалистов в ночное время. Также, формируются надбавки за перевыполнение плана, за работу в сложных климатических условиях и пр.

Если на вашем предприятии применяются различные виды надбавок и их весьма существенное количество, то составляется отдельный документ, в котором прописывается вся необходимая информация, после чего, в указанных строках формы Т-3 просто дается ссылка на ваш локальный документ по надбавкам.

В девятой графе указывается информация по бюджету организации по определенной должности с учетом всех штатных единиц. Но, данная графа заполняется исключительно в том случае, если были заполнены все графы по оплате труда. Если же такие данные вы не вносили, то ставится прочерк. Если же данные вносились, то по всем должностям умножается сумма оклада на количество предусмотренных рабочих единиц.

В десятой графе указываются примечания. Именно тут вы сможете указать внутренний документ, который фактически определяет все нюансы начисления заработной платы. В процессе составления документа работодатель вправе фактически исключать те графы, которые ему не нужны, или же показатели которых определить на данном, конкретном предприятии будет невозможно.

Так как в законодательных актах не определена обязанность работодателей каждый год осуществлять составление расписания, нередко работодатели осуществляют составление расписания на все время работы, и в случае возникновения определенных изменений не занимаются созданием нового расписания, а осуществляют процесс его изменения.

Чтобы внести в документ все необходимые изменения, нужно составить специализированный приказ. Причем, в данном приказе должны быть отражены все данные, которые касаются существующего и действующего штатного расписания, а также должны быть предоставлены указания, которые касаются внесения определенных изменений. Все изменения описываются детально и точно.

Все изменения, которые формируются на предприятии определяются исключительно работодателем, который также имеет право принимать решения по вопросу внесения изменений в штатное расписание. Законодатель не устанавливает ограничений на количество и сроки внесения изменений. В тоже время, в трудовом законодательстве определена необходимость в четко определенные сроки внести изменения в штатное расписание в том случае, если производится процедура сокращения сотрудников.

• Наименование должностей, которые указываются в расписании, непременно должны соответствовать тем наименованиям, которые указываются в трудовом соглашении. Причем, при внесении данных в тот или же иной документ нельзя использовать сокращения;
• Сама запись должностей осуществляется в своеобразном убывающем порядке. То есть, стразу указывается основная - главная должность, после - должности по убыванию;
• Документ должен быть подписан руководителем, а также главным бухгалтером, рекомендуется ставить на расписании печать организации;
• Если в процессе заполнения документа были допущены ошибки, то исключается возможность их исправления при помощи корректора, но допускается легкое и аккуратное зачеркивание, причем, рядом должны быть указаны правильные данные. При внесении исправлений, напротив исправления ставится печать ответственного лица, которое осуществляет составление документа;
• Если речь идет о серьезных ошибках, например, в наименовании должности, то внесение исправлений в данном случае курируется исключительно приказом руководителя. Составляется приказ, в котором четко указывается на то, какие именно должны быть внесены изменения в расписание. После чего, ответственное лицо осуществляет внесение всех необходимых изменений.

Для чего нужно расписание?

Расписание - документ, который фактически является необходимым для приема на работу наемных работников, так как он курирует все данные по должностям, единицам рабочих мест, местам по квотам, а также позволяет контролировать аспект начисления оплаты тем или же иным сотрудникам в соответствии с предусмотренными ставками. Также такое расписание становится основой возможности систематически осуществлять кадровый анализ предприятия. На основании предусмотренных должностей, и фактически затребуемых, формируется возможность правильно балансировать вопрос найма работников в будущем.

Для руководителя расписание становится основой быстрого расчета возможных расходов на оплату труда всем сотрудникам, так как в расписании формируется указание суммы затрат на оплату деятельности сотрудников по тем или же иным должностям. Сотрудники кадровых отделов имеют возможность на основании расписания правильно осуществлять анализ необходимости набора или же увольнения сотрудников. Кроме всего прочего, расписание может стать надежным элементом защиты интересов работодателя в суде, при возникновении определенных спорных ситуаций с работниками, которые касаются сокращения численности, или же по вопросам отказа в трудоустройстве.

Нужно ли составлять расписание формы Т-3?

В 2013 году был создан законодательный акт, который определяет, что коммерческие организации имеют право не осуществлять оформление кадровых документов по ранее составленным формам, который были обязательными. То есть, форма Т-3 является рекомендуемой, но не обязательной. В тоже время, законодатель отменяет необходимость использовать стандартные и унифицированные формы, но нет отмены на составление расписания. Обязанность составлять расписание штатного значения сохраняется как за юридическими лицами, так и за индивидуальными предпринимателями.

Руководитель имеет право самостоятельно проработать форму штатного расписания, которая будет использоваться именно на четко определенном предприятии. Структура, форма и содержание документа не нормированы законодателем, но устанавливается ряд обязательных реквизитов. Что фактически говорит в пользу готовой формы Т-3, которая содержит в себе все необходимые данные. Форма представляет собой практический и удобный способ оформления расписания, так как в нее внесены все те сведения, которые должны быть отражены в расписании в соответствии с трудовым законодательством. В тоже время, определенные графы руководитель имеет право не заполнять.

Хранение документа

Руководитель может хранить оригинал расписания в бухгалтерии или же отделе кадров. При этом, оба подразделения должны иметь данный документ на руках, чтобы в соответствии с ним осуществлять составление иной документации.

Расписание должно храниться в организации постоянно. При проведении определенных проверок, контрольные и надзорные инстанции могут осуществить процесс затребования оригинала расписания, и руководство должно предоставить данный документ на изучение. Если же на предприятии данного документа не будет, то формируется возможность наложить на предпринимателя или же юридическое лицо штраф, причем, будет также выдано предписание о составлении расписания, как одного из основных документов, имеющих важное значение во взаимоотношениях работодателя и работника.

Выводы

Расписание штатного типа является обязательным документом, так как оно фактически определяет все нюансы по приему на работу тех или же иных сотрудников, а также определяет начисление денежных средств в качестве оплаты труда. Законодатель предлагает предпринимателям и юридическим лицам воспользоваться отработанной формой Т-3, которая содержит в себе все данные, касающиеся обязательных и дополнительных реквизитов расписания. Но, закон не запрещает вам самостоятельно осуществить составление расписания по индивидуальной форме, в зависимости от особенностей именно вашего конкретного предприятия.

Форма Т-3 очень проста в заполнении, содержит незначительное количество строк, которые нужно будет заполнить, при этом, есть проработанные инструкции, посредством которых можно быстро осуществить заполнение документа. Также вы можете использовать автоматическое составление расписания при помощи специализированных программ.

Кроме законодательных актов нашей страны, которые призваны регулировать трудовую сферу, в каждой компании есть внутренние нормативные акты.

Некоторые из них обязательны, другие разрабатываются исходя из потребностей организации.

Это могут быть:

• инструкция по охране труда;
• должностная инструкция;
• правила трудового распорядка;
• и др.

Эти документы отличают от других актов несколько определенных правил:

• они утверждаются руководителем компании;
• их действие распространяется только на работников предприятия;
• их содержание не должно противоречить закону, ухудшая положение служащих;
• их действие длится определенное время.

Штатное расписание - один из таких внутренних документов компании.

Законодательство

Понятие «штатное расписание» можно встретить лишь во второй части 57 статьи Уголовного кодекса Российской Федерации.

Речь там идет об обязательных пунктах . А также в ней параллельно расшифровывается ряд понятий, таких, как должность, специальность и квалификация.

Согласно этой статье штатное расписание - это «организационно-распорядительный документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации, а также указывается фонд заработной платы.

Оно составляется по установленной Госкомстатом России форме и включает перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде .

По законодательству, если в договоре, заключенном сотрудником с работодателем, упоминается лишь должность или специальность, то штатное расписание - обязательный документ, который должен быть составлен по всем правилам.

Если же в договоре предусмотрено полное описание рабочих обязанностей нанимаемого человека, то расписание оформлять необязательно.

Согласно статье закона этот документ не является необходимым для ИП, он предусмотрен только для организаций.

Но по факту, при проверке федеральная инспекция оштрафует такого работодателя за нарушение Трудового Кодекса (50 тыс. руб.).

Понятие

Штатное расписание - это внутренний документ предприятия, который отражает его структуру, с обязательным перечнем профессий, должностей, специальностей, а также общую численность сотрудников, размер их заработной платы и ее составляющих.

Единого мнения насчет того, нужно или нет штатное расписание на предприятии, не существует.

Неоспоримый факт - грамотно составленный документ может помочь компании выиграть в суде спор, например, с сокращенным по штату бывшим сотрудником или избежать штрафов от проверяющих органов.

Данные, содержащиеся в документе:

• перечень всех структурных подразделений компании, согласно иерархии;
• сведения о численности всех штатных единиц предприятия;
• размер заработной платы, начисляемой для каждой должности;
• перечень всех должностей;
• перечисление с порядком их начисления.

Для составления штатного расписания у организации должна быть уже сформировавшаяся и устоявшаяся структура.

Именно в соответствии с ней в документе указываются все должности и штатные единицы.

Для чего нужно?

Привольно составленное штатное расписание помогает оперативно и эффективно решать ряд задач, а именно:

• помогает руководителю и сотрудникам иметь четкое представление о структуре предприятия со всеми его подразделениями;
• зафиксировать количество всего персонала компании;
• проводить анализ и контроль количественной и качественной характеристик служащих;
• контролировать и отслеживать систему оплаты труда в организации, а также размеры надбавок;
• правильно составить трудовой договор;
• при появлении вакансий, упрощает подбор работников.

Кроме текущих задач, штатное расписание поможет работодателю:

• выиграть суд с бывшим сотрудником из-за сокращения;
• объяснить .

При проверке компании налоговыми органами или Фондом социального страхования этот документ тоже необходим.

Хотя его наличие и не считается обязательным, ревизоры его потребуют в любом случае, чтобы проверить правильность различных денежных начислений.

Кто составляет?

Закон не упоминает о том, кто должен составлять штатное расписание.

Это может быть:

• руководство предприятия;
• специально созданная группа ответственных лиц;
• сотрудники отдела кадров;
• сотрудники юридического отдела;
• сотрудники экономического отдела;
• сотрудники отдела заработной платы и организации труда.

Надо отметить, что хоть один экономист должен в обязательном порядке участвовать в заполнении документа.

Как заполнять и составлять штатное расписание в 2016 году?

Как правильно разработать и составить штатное расписание?

Для этого необходимо знать несколько правил его заполнения, использую официальную форму.

Форма и разделы

Для штатного расписания используется Унифицированная форма №Т-3.

Она утверждена Постановление Госкомстата РФ в 2004 году о первичных документах по учету труда. Использовать именно эту форму необязательно, но она рекомендована.

Разделы документа:

• Официальное название организации.
• Код подразделения.
• Должность согласно Общероссийскому классификатору профессий и Квалификационному справочнику руководителей и специалистов.
• Число штатных единиц организации.
• Тарифная ставка.
• Надбавки
• Общая сумма заработной платы, включая надбавки.
• Примечания.

Пошаговый алгоритм заполнения

Алгоритм заполнения штатного расписания выглядит следующим образом:

1. Заполняется название компании согласно учредительным документам. Если предприятие имеет полное и сокращенное название, то можно выбрать любой вариант. Но во избежание спорных ситуаций, желательно закрепить выбранный вариант в любой инструкции по заполнению реквизитов компании.
2. Заполняется номер и дата документа. Следует иметь в виду, что штатное расписание может не сразу вступить в силу, поэтому дата ставится соответствующая. Например, если документ вступит в силу 1 января 2018 года, то это число и указывается.
3. Заполняется наименование структурного подразделения компании. В коммерческих организациях оно может быть любым, но не иностранного происхождения. Для госпредприятий соблюдение нормативов обязательно. Потому что некоторые подразделения используются, как показатель для начисления льгот при выходе на пенсию (медицинские работники, сотрудники сферы образования, работники вредных производств).
4. Заполняется код подразделения согласно иерархии компании. Например, департамент - 01, управление - 01.01, отдел - 01.01.01, группа - 01.01.01.01.
5. Заполняется графа «должность». Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. При этом для наименования разряда, специальности, категории работников используется Общероссийской классификатор профессий и Квалификационный справочник руководителей и специалистов. Сначала заполняются должности руководителей подразделений, потом их заместителей, затем специалистов и рядовых сотрудников.
6. Заполняется число штатных единиц. Следует помнить, что имеется в виду не фактическое число сотрудников предприятия, а необходимое. Поэтому данные этой колонки могут быть долевыми (за шаг принимается значение 0,25). Для коммерческих организаций каждое значение выбирается исходя из их потребностей. Для бюджетных предприятий количество штатных рассчитывается определенным образом.
7. Заполняется колонка «тарифная ставка». Ее значение не может быть ниже минимальной оплаты труда. Нельзя заполнять эту колонку, например, 10-15 000 рублей. Нужно указать конкретный оклад в рублях. Если он меняется в зависимости от определенных условий, то для отражения этого используются следующие колонки формы.
8. Заполняются следующие 3 графы «надбавки» в зависимости от норм, прописанных законодательством, схемы премирования на конкретном предприятии, режима работ или наличия вредных условий труда, допускается указание сумм в рублях или процентах.
9. Заполняется общая заработная плата , полученная путем суммирования значений колонок 5,6,7,8.
10. Заполняются примечания , если они есть.
11. Заполняются графы «итого» . Это делается путем суммирования значений формы по вертикали (штатных единиц, окладов, надбавок и фонда заработной платы).

Образец заполнения (пример) формы Т-3 в 2016 году:

В приведенном примере оно заполнено для ООО «НЕКСТ».

Исходя из номера документа (№5) - это 5-е утвержденное штатное расписание в организации. Дата заполнения и утверждения совпадают - это 23 декабря 2015 года. А момент вступления штатного расписания в силу наступил только 1 января 2016 года, что указано отдельно.

Согласно документу, ООО «НЕКСТ» имеет только 3 структурных подразделения:

• Администрацию (01). Подразделение включает в себя следующие должности: генеральный директор, коммерческий директор, заместитель генерального директора по АХЧ, секретарь-референт.
• Бухгалтерию (02). Подразделение включает в себя следующие должности: главный бухгалтер, ведущий бухгалтер, бухгалтер-кассир.
• Отдел логистики (03). Подразделение состоит из начальника отдела и логиста.

В графе №5 указаны оклады всех должностей. В колонках 6 и 7 надбавки «за интенсивность работы» и «премии молодым специалистам».

В графе №9 суммируются значения колонок 5,6,7 (графа №8 не заполнена).

В графе «итого» число штатных единиц - 10, общий оклад равен 376 000 рублей, а общий фонд заработной платы на предприятии - 477650 рублей.

Утверждение

Штатное расписание утверждается специальным приказом, что обязательно указывается (в итоговой графе документа).

Скачать образец можно здесь:

Текст приказа может быть следующим: «Утвердить штатное расписание от 15 июля 2016 года № 15 с численным составом в количестве 10 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 250 000 рублей».

Подписи и печати

Штатное расписание обязательно подписывается руководителем компании и главным бухгалтером.

Если документ состоит из нескольких листов, допускается подписывать каждый лист в специально предусмотренных для этого полях. Это может понадобиться, например, в организации, где сначала утверждают документ в филиалах, а затем в головном офисе.

Ставить печать на утвержденном расписании можно, но это необязательно.

Действует документ, как правило, 1 год.

Изменения в него вносят следующим образом:

• составляют новое штатное расписание;
• вносят поправки в уже утвержденный документ, делая пометку в нем согласно новому приказу.

Сроки хранения

Согласно Приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, сроки хранения штатного расписания определяются следующим образом:

• по месту утверждения и разработки - постоянно;
• в другой организации - 3 года;
• штатно-списочный состав сотрудников - 75 лет.

Могут ли подрядчики работать по штатному расписанию?

Штатное расписание распространяется только на тех сотрудников, которые работают по трудовому договору.

Работники по договору подряда не включаются в штатное расписание, потому что их отношения с работодателем регулируются Гражданским Кодексом РФ, в котором нет упоминаний об этом документе.

Подводя итоги, можно сказать, что штатное расписание не обязательный, но необходимый документ для систематизации кадровой информации в компании и для ее эффективной деятельности, не говоря уже о том, что его наличие - гарантия успешного прохождения любых ревизий.

Данный документ является локально нормативным актом, который применяется для оформления штатного состава, организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Необходимо помнить, что штатное расписание - это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями организации.

Расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной плате, поэтому прежде чем приступить к составлению документа, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.

Заполнение формы № Т-3

В зависимости от размера и штатной численности организации обязанности по составлению и заполнению формы № Т-3 могут быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже руководителей.

Наименование организации в документе должно указываться в точном соответствии с учредительными документами.

Следует обратить внимание, что в форме № Т-3 указывается как минимум две даты: дата составления (в графе "Дата составления" в формате "дд.мм.гггг"), а также дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.

Наименования структурных подразделений должны указываться в соответствии с утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки является то, что коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при указании подразделений должны руководствоваться требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов, так как от этого зависит ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.

Код для каждого структурного подразделения устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места структурного подразделения в иерархии организации.

Наименование должностей рекомендуется определять в соответствии с "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также их кодовые обозначения. В штатном расписании следует указывать и вакантные должности, в виде соответствующей пометки в колонке "Примечание", либо с указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

Количество штатных единиц для каждой должности определяется потребностями организации в тех или иных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.

В соответствии с правилами заполнения "Альбомов унифицированных форм первичных учетных документов", стоимостные показатели указываются в рублях с точностью до второго знака после запятой. И если ваша организация при определении должностного оклада сотрудников не обязана придерживаться только Единой тарифно-квалификационной сетки, то никто не может запретить вам в утверждаемом штатном расписании в графе "Оклад (тарифная ставка)" не указывать конкретный оклад по данной штатной единице, а определить возможные границы. К примеру: 1000-1500, это позволит Вам дифференцированно оплачивать труд работников, занимающих одноименные должности по штатному расписанию, но при этом учитывать их квалификацию и различия в трудовой функции и не нарушать требования трудового законодательства о запрете "дискриминации" (преодолеть уравниловку).

Унифицированная форма № Т-3 содержит несколько колонок (6-8) объединенных общим названием "Надбавки". В них фиксируются все стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, премии, доплаты и т.п.), предусмотренные для той или иной должности. При установлении данных выплат в соответствующей колонке делается пометка - в каком размере и за что установлена надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка "Всего" рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

). Как его составлять и в чем особенности этого процесса, мы поговорим в данной статье.

Штатное расписание – это документ, где содержится структурный состав сотрудников компании, перечень должностей, штатных единиц, данные об окладах, надбавках, зарплаты в целом. Документ формируется на основе Устава компании или специального положения.

Для его оформления используется . В принципе, закон прямо не обязывает компании иметь сформированное штатное расписание, но Роскомстат обязывает все компании вести учет оплаты труда и сопутствующей первичной документации.

Соответственно и нанимать сотрудников можно только на основе имеющегося штатного расписания, где указаны должности, структурные подразделения. Это правило касается найма сотрудников не только на основное место работы, но и на должности по совместительству.

Как правило, формированием этого документа занимается бухгалтерия, но Квалификационный справочник возлагает эту обязанность на экономиста по труду. Но поскольку эта должность часто отсутствует на предприятиях, часто ответственного за эту работу руководитель назначает самостоятельно.

В том случае, когда эта обязанность возлагается на сотрудника, который не должен заниматься этими вопросами в соответствии с закрепленными за ним функциональными обязанностями, для утверждения за ним этих функций выдается специальный приказ.

Формируя штатное расписание на 2016 год , надо знать, что название должности в нем и трудовом договоре, составленном с сотрудником, должно точно совпадать.

Создать штатное расписание на 2016 год надо до конца 2015 года, но утвердить его надо на 1 января 2016-го. Чтобы оно набрало законную силу, руководитель компании должен провести его отдельным приказом. Обратите внимание, что если за прошедший год оно не изменялось или изменения были незначительными, утверждать его наново в будущем году не обязательно. Можно только составить список изменений.

Еще одно важное правило – заполнение формы Т-3 не может сокращать документ, но может его слегка расширять. Скажем, если какой-то раздел не востребован, его не удаляют, но и не заполняют. В какой последовательности располагать позиции расписания определяет руководитель компании.

В каждом подразделении должны быть указаны не только штатные должности, но так же и специализация сотрудников. Причем должности надо указывать в порядке убывания от высшей до самой младшей должности. Их наименования пишутся в именительном падеже. Если штатное расписание предусматривает наличие неполных штатных единиц, их надо привести в графе 4, указав доли 0,25; 0,5.

Заполняя образец заполнения штатного расписания , чаще всего допускают ошибки в графе оклада. Обычно там указывают не фиксированную ставку, а ее диапазон. Чтобы определить точную цифру, надо обратиться к приказу о штатном расписании, сложить суммы окладов. А для отражения диапазона оклада, который получают сотрудники на разных должностях, существует графа о надбавках.

Задачи штатного расписания

Печати и подписи на документе

Внесение изменений в штатное расписание

Расширение или сокращение производства компании;
ликвидация повторяющихся обязанностей;
внесенные изменения в законодательстве, которые требуют соответствующим образом изменить штатное расписание;
улучшение работы руководящих структур;
реорганизация формы.

Все изменения штатного расписания должны соответственно фиксироваться в личных карточках сотрудников и их трудовых книжках. Но на это надо получить согласие сотрудника в письменном виде.

Когда необходимо изменить оклад сотруднику, ему об этом сообщают за два месяца до наступления факта. Событие обязательно надо зафиксировать в штатном расписании, а также в дополнительном соглашении к штатному договору. Хотя в принципе, любые изменения в данном расписании необходимо доводить до сведения сотрудников, и только после этого вносить изменения в трудовую книжку и штатное расписание. Для этого оформляется отдельное документальное решение работодателя. Например, приказ. Подробности можно уточнить в п. 3.1 Инструкции № 69.

Понятие штатной расстановки

Поскольку бланк формы Т-3, то есть штатное расписание, дает только представление об общем количестве штатных единиц в компании, по нему невозможно узнать, занята должность или вакантна, кто нее занимает. А штатная расстановка содержит сведения об имени сотрудника, какую должность он занимает, в каком статусе она находится.

Таким образом формируется штатное расписание на 2016 год (образец скачать).

Кто отвечает за составление штатного расписания на предприятии

Штатное расписание (ШР) представляет собой один из первичных документов, применяемых в целях оплаты труда набранного персонала и ведения бухучета на предприятии. Кроме того, ШР незаменимо в кадровом делопроизводстве. Поэтому ответ на вопрос, кто составляет штатное расписание на предприятии, зависит от масштабов и организационной структуры предприятия.

Заполнение и ведение ШР может быть возложено:

• на инспектора отдела кадров, если таковой функционирует, или сотрудника, на которого возложено ведение кадрового учета (последним может быть юрист, секретарь, офис-менеджер и т. д.);
• главного бухгалтера или сотрудника бухгалтерии, когда такое подразделение создано;
• генерального директора предприятия, когда главный бухгалтер в штате предприятия отсутствует.

В первом случае в принятии расписания участвуют все 3 звена (кадровик его составляет, главный бухгалтер проверяет и визирует, руководитель утверждает, издавая соответствующий приказ). В последнем случае все действия производятся непосредственно руководителем юрлица.

Как часто нужно заполнять штатное расписание

На вопрос, как часто нужно составлять штатное расписание, следует ответить, что расписание оформляется единожды и в дальнейшем корректируется по мере необходимости. Первоначальное ШР составляется, когда предприятие создается и руководство определяется с количеством работников тех или иных должностей и специальностей, необходимых для его функционирования. Для удобства этот момент пытаются соотнести с началом календарного года или первым числом месяца, чтобы избежать вопросов по начислению заработной платы.

При изменении данных ШР необходимо привести в соответствие с ними путем внесения изменений. О том, как это сделать грамотно, читайте в нашей статье Как правильно вносить изменения в штатное расписание? .

Как правильно сделать штатное расписание: составляем пример на 2018 - 2019 год

Нередко руководители небольших юрлиц задаются вопросом: как заполнить штатное расписание и где посмотреть образец его оформления? В этом разделе мы расскажем, как правильно сделать штатное расписание.

Существует унифицированная форма ШР (форма Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1), однако с 01.01.2013, дня вступления в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, применять такую форму необязательно. Можно разработать собственный шаблон.

Проведем анализ образца заполнения штатного расписания на примере утвержденной формы. В ней рекомендуется прописать:

1. Общие данные:
   • название предприятия;
   • номер и дату оформления, период действия штатного расписания;
   • реквизиты приказа, которым документ утвержден.
2. Само расписание в табличной форме со следующими столбцами:
   • название структурного подразделения и его код (при наличии);
   • название необходимых специальностей и должностей персонала;
   • количество штатных единиц, причем число может быть как целым (1, 2), так и дробным (0,5 или 0,25), когда присутствие того или иного работника целый рабочий день не требуется;
   • должностной оклад;
   • надбавки (при наличии);
   • размер платежей по каждой должности и всему предприятию (определяется путем сложения оклада и надбавок по каждой должности и умножения на количество штатных единиц).
3. Подписи:
   • инспектора отдела кадров (руководителя отдела при наличии);
   • главбуха или лица, исполняющего его обязанности на предприятии.

Пример заполнения штатного расписания можно скачать по ссылке: Образец заполнения штатного расписания на 2018 - 2019 год .

Мы рассмотрели, как составить штатное расписание. Для оформления данного документа можно использовать утвержденную форму или составить его в произвольном виде. Из ШР можно узнать о структуре предприятия, числе работников и ежемесячном размере денежных средств, требуемых, чтобы оплатить труд персонала.