Резервирование товаров на другом складе, в другом магазине. Как настроить автоматическое снятие резервов по заказам Отложен с резервированием

Возможность зарезервировать что-то до принятия решения о покупке, распространяется больше на штучные непродовольственные изделия: бытовая техника, электроника, компьютеры, автомобили и запчасти к ним и т. д. Однако современные системы автоматизации бизнес-процессов, информационные системы (учетные программы ) позволяют вести учет зарезервированной продукции любой категории.

Зарезервировать можно тремя способами:

1. Оффлайн, придя в магазин и попросить отложить вещь на время. Часто это бывает в магазинах одежды: покупатель выбирает вещь, примеряет, подходящее что-то откладывает и идет в соседние бутики в поисках более подходящего варианта.
2. Онлайн. В этом случае покупатель выбирает что-то в интернет-магазине, знакомится с характеристиками, отзывами других покупателей и откладывает. Обычно в таких случаях в интернет-магазине (ли на сайте продавца, если у него нет специального интернет-магазина) указывается, на какое время можно сделать резерв и другие условия.
3. По телефону. Обычно это бывает в том случае, когда покупатель является уже постоянным клиентом того или иного магазина, он прекрасно знает, что ему нужно, осведомлен об условиях продажи. Он просто звонит и говорит: вот это я куплю, но чуть позднее, никому его пока не продавайте. Часто в таком случае и сам предприниматель знает, кому и что нужно, часто речь идет о личном знакомстве такого покупателя (VIP-клиента) с предпринимателем.

Автоматизация резервирования товара

В настоящее время подавляющая часть бизнес процессов автоматизирована, в том числе, учет продукции , включающий в себя учет резервов и отложенных товаров. Автоматизировать эту часть учета можно тремя способами:

1. С помощью всем известной программы Excel . С ее помощью можно автоматизировать весь учет движения: поставки, внутрифирменное движение (со склада на прилавок), продажи, доставка покупателю. Также с помощью Excel можно автоматизировать учет брони.

С этой целью в соответствующих колонках, разделах, ячейках, которые относятся к определенным товарам и группам, необходимо делать соответствующие пометки – «Продано», «Доставка», «Резерв», «Оплата», «Предоплата», «Аванс» и пр. в зависимости от конкретной ситуации и конкретного бизнес-процесса.

Преимуществом применения Excel для учета отложенных заказов, как и всего учета, является доступность, легкость, возможности табличного процессора (программы), а также возможность подстраивать методы учета конкретно под нужды своего магазина.

Недостатком, причем, явным Exctlk является то, что, во-первых, человек, который будет заниматься вводом данных, должен иметь навыки работы с Excel уровня все-таки чуть повыше, чем обычный пользователь. Потому что необходимо будет самостоятельно выстроить таблицы, связать их, возможно, где-то применить формулы для расчетов.

Примечание

Кроме всего прочего, Excel – это все-таки, по сути, конструктор, из которого систему автоматизации придется делать самому вручную.

2. С помощью программы учета товаров (склад, продажи). Одним из оптимальных таких решений является онлайн-сервис «Бизнес.Ру» (). В программе уже решено и автоматизировано все, что связано с движением продукции, в том числе, с той, которая забронирована, но пока не куплены и, соответственно, не оплачены.

Очевидным и бесспорным достоинством таких программ является то, что, применяя их, предпринимателю не нужно ничего придумывать. А работать в этих программах легко и просто.

3. Интернет-магазин, через который производится продажа, может быть построен таким образом, что в нем кроме основных функций – выбор, оплата и пр. – может быть реализована функция резервирования.

В этом случае обычно бывает так, что человек выбирает то, что ему нужно, откладывает на определенное время, которое ему дается для принятия окончательного решения о покупке, по истечении которого человек оплачивает и забирает понравившийся ему товар.

Выбранное изделие на время резервирования может быть убрано с витрины (онлайн витрины), либо он может быть помечен специальным образом, например, плашкой «Резерв» или «Отложено». В любом случае, пока не истекло время резерва, никто его не сможет купить. При этом можно оставить функцию просмотра его характеристик, отзывов, комментариев и т. д.

Когда покупатель решает выкупить то, что пока отложил, он оплачивает покупку, например, с помощью онлайн платежа (банковской картой или с помощью электронных систем) и она доставляется по его адресу. Либо он приходит за ним в магазин, оплачивает уже там – тоже безналичным способом или наличными – и забирает.

Во всех трех случаях возможно информирование клиента о том, что такой-то товар для него отложен на такой-то срок. Проинформировать покупателя можно посредством SMS-сообщения, или электронного письма.

Автоматизация движения отложенных товаров в онлайн сервисе «Бизнес.Ру»

Время, на которое откладывается покупка, не ограничено, зависит от конкретной ситуации.

Кроме того, в онлайн сервисе можно создавать шаблоны документов, когда операции по резервированию товаров носят повторяющийся характер.

Заказ можно отложить не только по той причине, что кто-то из покупателей сделал предварительный заказ или попросил забронировать на время.

Возможно, предприниматель предполагает, что конъюнктура в определенной перспективе изменится, и спрос на какой-то конкретный товар или группу продукции увеличится, соответственно, поднимутся цены. Так как предпринимателю будет выгодно из-за этого продать товар не сейчас, а позже, он его может отложить. В «Бизнес.Ру» эта функция также реализована.

В магазине может быть множество заказов – десятки, сотни, в том числе, множество тех, которые предварительно резервируются. Может случиться так, что все товары зарезервированы, при этом, часть заказов отменены по каким-то причинам, но кто-то из менеджеров забыл или не успел удалить документ резерва.

И как раз в этот момент появляется реальный покупатель, готовый купить конкретное изделие прямо сейчас. В остатках, тем временем, его нет. В сервисе можно проверить состояние резервов, и, если кто-то из менеджеров забыл удалить документ о резерве при отказанном заказе, исправить эту ситуацию. Тем самым покупатель купит то, что ему нужно.

Разные права для разных пользователей

Очень важная функция, реализованная в «Бизнес.ру» – это установление разных прав для разных пользователей: кто-то может только просматривать наличие товаров, в том числе, зарезервированных, а кто-то имеет возможность вносить изменения, например, удалять документ резерва или корректировать его.

Это действительно важная функция: например, бухгалтеру необходимо знать информацию о наличии и остатков товаров в данный момент времени. Но ему совершенно незачем иметь возможность вносить изменения или удалять такие документы. Соответственно минимизируется вероятность ошибки (случайных или умышленных) при работе с движением товаров.

• 10 основных трудностей в работе неавтоматизированного склада

Также можно установить права для отдельных менеджеров. Один менеджер не сможет вносить изменения и, тем более, удалять документ о резерве, созданный другим менеджером, когда тот отложил товар для своего клиента. При наличии конкуренции между менеджерами эта функция может оказаться очень важной: каждый менеджер корректирует и удаляет только свои документы.

«Бизнес.Ру» и отложенные товары в интернет-магазине

Онлайн сервис «Бизнес.Ру» интегрирован в интернет-магазины: предоставляет полный набор инструментов для этого вида торговли. Здесь также эффективно реализована функция резервирования товаров: как только покупатель, находящийся по другую сторону монитора, сделал заказ на какую-то вещь, она тут же резервируется.

И даже если в течение короткого времени другой человек зайдет в интернет-магазин и захочет купить эту же вещь, то в остатках будет на 1 единицу меньше. А если эта вещь была в единственном экземпляре, то купить ее сможет только тот, кто сделал заказ.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Делается это автоматически.

Резервирование товаров на другом складе, в другом магазине

Еще одна очень важная функция, реализованная в онлайн сервисе «Бизнес.ру»: возможность резервирования товара на другом складе, в другом магазине.

К примеру, покупатель в каком-то обувном магазине торговой сети не нашел подходящий размер понравившейся ему обуви. Продавец (консультант, менеджер) может в режиме реального времени посмотреть и узнать, если в каком-то другом магазине это торговой сети нужный размер обуви.

Если нужный товар есть в другом магазине, например, на другом конце города, менеджер может его зарезервировать на тот случай, если покупатель согласен проехать в ту точку и купить нужную ему вещь, в данном случае, подходящую ему пару обуви, в том магазине. Соответственно, покупатель, отправляясь в другой магазин, будет уверенным в том, что там его ждет то, что ему нужно.

Причем, создавая документ о резерве, менеджер может сделать пометку в виде любого текстового сообщения. Например, «Покупатель Иванов И. И. приедет за парой обуви марки «123» в первой половине дня до 12.00». Соответственно, если к этому времени человек за ботинками не приедет (передумал, возможно, или расхотел ехать на другой конец города), их снимут с брони и смогут продать кому-то еще.

Многие компании используют механизмы резервирования товаров в 1C. Данное описание подходит для программ «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» и «Управление производственным предприятием».

Действительно, механизм резервирования очень удобный - можно поставить резерв на товар для клиента, отгрузить зарезервированные товары, снять резерв при необходимости. К сожалению, наша практика автоматизации торговли показывает, что не все пользователи до конца понимают работу механизма резервирования.

В этой статье мы постараемся исправить ситуацию, рассмотрим основные принципы резервирования и ответим на следующие вопросы:

1. Как можно зарезервировать товар?
2. Как можно снять резерв, в каких случаях это происходит автоматически?
3. В каких отчетах можно посмотреть информацию о резервах?

Резервирование товара

Способ №1 - в заказе покупателя

В момент оформления заказа покупателя можно зарезервировать товары, указанные в заказе.

Меню: Документы - Продажи - Заказы покупателей

Для этого в таблице товаров нужно в колонке «Размещение» указать склад, на котором вы хотите сделать резерв.

Если вручную выбирать склад вы не хотите, в заказе есть кнопка «Заполнить и провести». Нажатие на эту кнопку вызывает автоматическое заполнение размещений и проведение заказа. Кнопка доступна только при оформлении заказа сегодняшним днем.

Способ №2 - в корректировке заказе покупателя

Для исправления заказа покупателя многие пользователи создают документ «Корректировка заказа покупателя», указывая в нем добавляемые и удаляемые из заказа позиции.

Создать корректировку можно на основании заказа или вручную.

Меню: Документы - продажи - Корректировка заказа покупателя

Корректировка заказов покупателя также может устанавливать резерв, как и заказ покупателя. Указывайте склад в колонке «Размещение» или пользуйтесь кнопкой «Заполнить и провести».

Способ №3 - в документе «Резервирование товаров»

Поставить резерв можно отдельным документом «Резервирование товаров». Его можно создать на основании заказа покупателя или вручную.

Для того чтобы поставить резерв, нужно указать заказ, резервируемый товар и его количество, а также заполнить склад в колонке «Новое размещение». В момент проведения документа будет установлен резерв.

Способ №4 - в момент поступления товаров

Этот способ действует, только если вы делаете заказы поставщикам для обеспечения заказов покупателей. В таком случае в заказе поставщику указывается, для какого покупателя заказан данный товар.

Меню: Документы - Закупки - Поступления товаров и услуг

Для установки резерва в поступлении товаров должна быть заполнена колонка «Заказ покупателя».

Если поступление создавалось на основе заказа поставщику, то заказы покупателей заполнятся автоматически. Выбирать заказ покупателя в поступлении товаров, если товар заказывался поставщику не для этого покупателя, а просто на склад, настоятельно не рекомендуется.

Способ №5 - во внутреннем заказе

Внутренний заказ используется для заказа товаров со склада собственным подразделением или складом.

Меню: Документы - Запасы (склад) - Внутренние заказы

Во внутреннем заказе, как и в заказе покупателя, присутствуют колонка «Размещение» и кнопка «Заполнить и провести», позволяющие поставить номенклатуру в резерв.

Это основные способы установки резерва. Самым популярным способом, естественно, является постановка резерва через документ «Заказ покупателя».

Помимо этих способов, есть другие варианты, когда программа может установить резерв:

• В корректировке внутреннего заказа (по аналогии с корректировкой заказа покупателя)
• В документе «Приходный ордер на товары», если установлен флаг «Без права продажи» (товары берутся на ответственное хранение)
• В документе «Возврат товаров от покупателя» - при возврате товара, который был продан из резерва
• В документе «Авансовый отчет», если подотчетник съездил за товарами по заказу поставщику (по аналогии с поступлением товаров).  

Снятие товара с резерва в 1С

Способ №1 - в реализации товаров

В момент отгрузки товаров в программе оформляется документ «Реализация товаров и услуг».

Меню: Документы - Продажи - Реализации товаров и услуг

Если по заказу покупателя были зарезервированы товары, то в момент реализации резерв необходимо снять. Для того чтобы резерв с товаров был снят, нужно в таблице «Товары» указать способ списания «Из резерва».

В случае заполнения реализации товаров на основании заказа покупателя, программа сама определяет какой товар в резерве, а какой будет списан из свободного остатка на складе. Будьте очень внимательны при заполнении документа вручную: если указать способ списания «Со склада», товар спишется, но резерв по нему не снимется и «повиснет».

Способ №2 - в документе «Закрытие заказов покупателей »

Этот документ используется для закрытия заказов, по которым были не отгружены какие-то товары или клиент вообще отказался от покупки.

Меню: Документы - Продажи - Закрытие заказов покупателя

В документе указываются заказы покупателей, которые необходимо закрыть. В момент проведения документа программа проверяет, есть ли по указанным заказам резервы. Если есть резервы, то они автоматически снимаются.

После проведения документа по всем входящим в него заказам не будет никаких резервов.

Способ №3 - в документе «Резервирование товаров »

Помимо установки резерва, этот документ можно использовать также и для снятия резерва.

Меню: Документы - Продажи - Резервирование товаров

Для того чтобы снять резерв нужно указать заказ, товар и его количество, а также заполнить склад в колонке «Исходное размещение». В момент проведения документа будет снят резерв.

Примечание: одним документом можно одновременно снять резерв с одного склада и зарезервировать товар на другом, если заполнить и исходное, и новое размещение.

Способ №4 - в «Требовании-накладной » или «Перемещении товаров »

Документы «Требование-накладная» и «Перемещение товаров» используются для списания товаров на затраты подразделения и перемещения товаров с одного склада на другой соответственно.

Меню: Документы - Запасы (склад) - Перемещение товаров

Меню: Документы - Запасы (склад) - Требование-накладная

Если документы оформляются на основе внутреннего заказа, в котором был установлен резерв, то в момент проведения документов необходимо резерв снять. Для снятия резерва должна быть заполнена колонка «Документ резерва»:

Примечание: если перемещение товаров делается из резерва для покупателя, то программа не только снимает резерв на складе отправителе, но и устанавливает его на складе получателе.

Эти способы снятия резерва наиболее популярные, но есть и другие возможные ситуации:

• В документе «Списание товаров», если заполнен «Документ резерва» в таблице «Товары»
• В документе «Расходный ордер на товары», когда возвращаются контрагенту товары, принятые раньше на ответственное хранение без права продажи
• В документах «Корректировка заказа покупателя» и «Корректировка внутреннего заказа», если указано отрицательное количество товара и заполнено размещение
• В документе «Закрытие внутренних заказов» (по аналогии с закрытием заказов покупателей)  

Отчеты по резервированию товаров

Чтобы контролировать резервы на складе, необходимо пользоваться отчетами, благодаря им вы всегда будете знать, какие товары находятся в резерве.

Отчет «Товары в резерве на складах»

Этот отчет предназначен исключительно для получения информации по резервам. Благодаря ему вы всегда можете узнать: какие товары, по какому заказу и на каком складе находятся в резерве.

Отчет можно настраивать: ставить отборы, менять состав группировок и т.д.

Отчет «Анализ доступности товаров на складах»

Этот отчет показывает более подробную информацию об остатке товара на складе. В нем вы можете посмотреть остаток товара на складе, резерв, количество товара, заказанного у поставщика, и другую информацию:

Отправить эту статью на мою почту

В этой статье мы рассмотрим, как реализован процесс резервирование товаров в 1С УТ 11, и как в целом ведется работа по обеспечению заявок покупателей.

Начнем с того что включим в настройках некоторые константы. Если мы говорим о том, что обеспечивать необходимо заявки покупателей, то соответственно должна быть включена функция использования заказов клиентов, так же потребуется указать вариант их применения: Заказ со склада или под заказ.

Если у вас есть вопросы по теме резервирование товра в 1С УТ 11, задайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.

Вариант только со склада позволяет осуществить работу по резервированию и контролю обеспечения, но при этом нельзя зарезервировать ТМЦ, которых еще нет в наличие. Данные опции располагаются в разделе Администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В настройках раздела Склад и доставка включим флаг Обособленное обеспечение заказов, что позволит делать заявки на поставку под конкретное назначение.

Далее приступаем к работе с заказами клиентов. Возможность их исполнения наибольшим образом зависит от состояния складских запасов. Система контролирует, есть ли товар на складе, и планируется ли его поступление от поставщика. Она определит и предложит доступный вариант обеспечения заказа при осуществлении пользователем определенных действий. Позиции заказа, надо выделить с помощью сочетания клавиш Ctrl+A и нажать кнопку Обеспечение → Заполнить обеспечение, а затем указать желаемые варианты действий с номенклатурными позициями (они отобразятся в отдельном окне). Так доступные действия можно представить в виде трех групп:

 Отгрузить и Резервировать. Это то, что в идеале надо выполнить, чтобы отправить продукцию клиенту или забронировать его на складских остатках и тем самым обеспечить выполнение заявки в срок.

 Резервировать по мере поступления. Если товара нет на складе и сразу отгрузка и резервирование товаров в 1С выполнить нет возможности, но планируется его поступление от поставщика (есть подтвержденный документ в системе), то с помощью этого действия товар, который поступит, бронируется под этот текущий заказ.

 Если ни одно из вышеперечисленных действий недоступно, то нужно определить отменить обеспечение, отложить К обеспечению или Обеспечить обособленно.

При этом описанные группы могут не соответствовать номером, указанным в окне заполнения и отгрузки. Так можно выбрать только значение первой группы, например, только Отгрузить. Программа позволит это сделать, но при этом не будет осуществлена проверка наличия товарных остатков. Резервирование по мере поступления можно не использовать, тогда поступивший товар будет зарезервирован самым шустрым менеджером. Можно просто отложить исполнение заказа, просто установив один из статусов третьей группы.

В зависимости от выбранных действий в табличной части документа будет установлен то или иное действие. Строка автоматически разбивается, в зависимости от возможности обеспечения. Так, например если на складе есть фен в количестве 100 шт., потребность по заказу 101 шт., и нужно отгрузить все что есть в наличие, а оставшийся оставить К обеспечению, в этом случае строка разобьется на две: 100 Отгрузить и 1 К обеспечению.

Указать способ обеспечения можно так же по отдельной строке, дважды нажав ячейку в колонке Действие. В окне отразиться информация о том, какие действия доступны. Выбор осуществляется переносом значения из колонки Доступно в колонку Подобрано и выполняется нажатием стрелочки в строке с нужным действием.

 Отгрузить – продукцию можно отправить клиенту, сформировав документы реализации.

 Резервировать – товар зарезервирован и в любой момент менеджер может изменить его состояние на Отгрузить и так же отправить клиенту.

 Резервировать к дате – после того как номенклатура поступит на склад менеджер может изменить его состояние на Отгрузить и так же отправить клиенту;

 Обеспечивать обособленно – товар можно заказать, указав конкретное назначение: заказ под который будет поступать продукция. Либо ожидать его поступления на склад и в дальнейшем резервировать или отгружать.

 К обеспечению – товар ожидает дальнейшей работы по его обеспечению, т.е. резервирования или отгрузки.

 Не обеспечивать – номенклатура не будет учитываться как требующий отгрузки или резервирования.

Резервирование товара в 1С предполагает что товар, зарезервированный или подлежащий отгрузке, либо заказанный обособленно, уже нельзя использовать под другие заказы. Для того чтобы зарезервированные позиции можно было использовать для обеспечения других заказов потребуется выполнить корректировку обеспечения и снять резервы.

Так же по команде Состояние обеспечения доступно открытие обработки Состояние обеспечения заказа. Это рабочее место предназначено для контроля и корректировки графика отгрузки заказов, при помощи выполнения индивидуальных рекомендаций. Так же обработку можно использовать для работы со списком заказов, открыв ее из раздела Продажи. В этом случае вы увидите полную картину по позициям, которые еще не подлежат отгрузке и по которым ведется работа по обеспечению. Для упрощения восприятия информации в ней предусмотрена возможность визуального отображения состояния обеспечения, в нижней части окна есть все используемые при этом обозначения.

Для получения сводных данных о количестве зарезервированных и свободных товарных остатках используется отчет Остатки и доступность товаров. Из него так же можно получить расшифровку по интересующему значению.