Главная→Бизнес-планы→Курсовая работа «Возникновение и развитие управленческого документа. Проблемы документационного обеспечения управления Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Курсовая работа «Возникновение и развитие управленческого документа. Проблемы документационного обеспечения управления Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Реферат

Курсовая работа 44с., 22 источника, 3 приложения.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, ДОКУМЕНТ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ, РЕКВИЗИТ, КЛАССИФИКАЦИЯ, УНИФИКАЦИЯ, СТАНДАРТИЗАЦИЯ.

Объект исследования: виды документов

Цель работы: изучить возникновение и этапы развития управленческой документации.

Рассмотрены основы организации работы с документами и классификация документов, изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления, рассмотрены образцы организационно - распорядительных документов.

Методы исследования: изучения документов, классификация, системный метод, формулярный анализ, унификация документов.

Научная новизна курсовой работы заключается в том, что изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления.

Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов курсовой работы в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».

ФГБОУ ВПО «Кубанский государственный технологический университет»

Кафедра социологии, правоведения и работы с персоналом

Социально-гуманитарный факультет

УТВЕРЖДАЮ

зав. кафедрой социологии,

факультета: социально-гуманитарного

направления: 034700.62 - «Документоведение и архивоведение»

Тема работы: «Возникновение и развитие управленческого документа»

Актуальность темы: данная тема актуальна в применении на сегодняшний день, так как деятельность любого предприятия не может осуществляться без документации. Правильное составление, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами способствует эффективной работе предприятия и достижению поставленных задач и целей. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают реализацию поставленных задач. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Степень научной разработанности: вопросу возникновения и развития управленческой документации посвящены работы следующих представителей Российской науки: К.Г. Митяева, Т.В. Кузнецовой, Я.З.

Лившица, М.П. Илюшенко, А.С. Малитикова, В.Д. Банаскжевича, К.И. Рудельсона. Можно отметить, что труды названных ученых внесли существенный вклад в исследование основных категорий документоведения, они освещают отдельные аспекты управления документацией.

Объект исследования: виды документов

Предмет исследования: эволюция управленческого документа

Цель исследования: изучить возникновение и этапы развития управленческой документации.

Задачи исследования:

Определить понятие «документ», «управленческий документ».

Рассмотреть классификацию документов.

Проследить изменение управленческих документов в разные периоды истории России.

Изучить образцы современных организационно-распорядительных документов.

Гипотеза исследования: возникновение управленческого документа напрямую связано с возникновением первых органов власти, с изменением которых со временем менялся формуляр и виды управленческих документов.

Теоретическую основу исследования составили работы таких авторов как: Т.В.Кузнецовой «Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления)» учебник для вузов; Н.Н.Кушнаренко «Документоведение» учебник; Н.С.Ларьков «Документоведение» учебное пособие; Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления».

Методологическая основа исследования: в работе были использованы принципы объективности и научности, системный подход, формулярный анализ, классификация.

Методы исследования: изучения документов, классификация, системный метод, формулярный анализ, унификация документов.

Научная новизна курсовой работы заключается в том, что изучено нормативное регулирование документационного обеспечения управления.

Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов курсовой работы в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Структура работы: работа состоит из введения, двух разделов, заключения и приложений.

1 Основы возникновения и развития управленческого документа

1.1 Понятие документа

В данном разделе речь пойдет о возникновении понятия «документ», «управленческий документ», о значениях этого термина определенных разными источниками.

С возникновением государства, аппарата управления и органов власти установилась необходимость документально оформлять и закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Так сформировалась официально-деловая письменная речь во всех языковых культурах. Деловое письмо призвано решать ряд универсальных задач: служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документиро-вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого-воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документирования. Оно отражает признаки реально

существующих предметов, служащих объектом практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску,распространению и использованию документной информации в обществе.Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов.

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" закреплено следующее определение поня-тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Так же существует множество понятий из других источников, например Большая советская энциклопедия определяет понятие документ как материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документ (от лат. documentum - доказательство).

1. Деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, подтверждающая право на что-нибудь.Проездной документ. Оправдательный документ. Денежный документ.

2. Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя.Удостоверение личности, паспорт. Выправить себе документ.

3. Акт, письменное свидетельство о чем-нибудь. Исторические документы.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове-ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са-мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги-вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино-писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич-ные и официальные и др.

Официальные документы — это документы, созданные юриди-ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составля-ют служебные (управленческие) документы, которые определяют-ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку-менты можно классифицировать в соответствии с их назначени-ем как средства:

Регламентации деятельности (уставы, положения, регла-менты, правила,

инструкции и др.);

Распорядительной деятельности (приказы, указания, по-становления, решения, распоряжения и др.);накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

Передачи информации (письма, телеграммы, телефоно-граммы и др.).

1.2 Классификация документов

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация (лат.classic - разряд, группа) документа - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Классификация является одним из методов познания. Без нее

невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает ориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де-лятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод-ства предприятием (организацией) и его производственной деятель-ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз-делений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

Классификация по информационной составляющей документа:

По уровню обобщения информации: первичные - содержащие информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследований, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру; вторичные - являющиеся результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных

документов.

По характеру знаковых средств фиксации информации: текстовые и нетекстовые

По мерности записи информации - место, занимаемое документом(его материальной основой) в пространстве. Различают одно-,двух- и трехмерные (объемные) документы

По предназначенности для восприятия информации: человекочитаемые и машиночитаемые.

По каналу восприятия информации: визуальный, тактильный, аудиальный, аудиовизульный документы.

По способу документирования (или закрепления информации на носителе): рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Классификация по физической(материальной) составляющей документа:

По материалу носителя информации: искусственная и естественная материальная основа.

По материальной конструкции или форме носителя информации: документ листовой, кодексовый, карточный, лентовый, дисковый, комбинированный.

Классификация документом по обстоятельствам их бытования во

внешней среде:

По регулярности выхода в свет: периодические и непериодические.

По времени появления во внешней среде: оригинал и копия.

По месту происхождения: местный, региональный, национальный(общегосударственный), зарубежный(иностранный)

Типологическая классификация документов

Типология документа - это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков.

Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов - это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

Целевое назначение документа - это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т.д.

Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов.

В основу классификации можно положить типологию документов по следующим функционально-целевым установкам:

Обеспечение управления обществом (официальный документ)

Обеспечение научной информацией общества (научный документ)

Обеспечение популярности достижений науки, техники, производства, 15

их истории (научно-популярный документ)

Обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ)

Обеспечение производства (производственный документ)

Обеспечение общества справочными данными(справочный документ)

Обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации(информационный документ)

Обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений(литературно-художественный документ)

Целевое назначение - важнейшая характеристика документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т.п.

Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.

2 Особенности возникновения и развития управленческого документа.

2.1 Управленческий документ в различные исторические периоды России .

Во втором разделе мы изучим управленческие документы в различные исторические периоды России, их виды, особенности оформления и информацию, закрепленную за каждым видом документа, а также состояние современных организационно-распорядительных документов.

История возникновения и развития управленческой документации непосредственно связана с развитием делопроизводства в России, эволюция которого в свою очередь связана с историей России. Самый ранний этап - управленческие документы в Древнерусском государстве.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Но уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Документы в то время носили правовой характер отношений. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

В X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов, стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и

завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». Самой древней формой управленческого документа на Руси была грамота -деловой документ (главным образом, так называли акты) и письма (официальные и частные). Термин заимствован из Византии , где grammata обозначала послания, указы а также любые другие письменные документы .. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность

устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Можно сказать, что в формуляре документов приказного периода существует наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота).

Следующий этап развития управленческой документации связан с учреждениеv коллегий Петром I .Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля

1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Можно сказать, что с изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. В нем подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы ("повседневные записки") по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и

принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.
Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение. Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку" или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

В этот период значительно усложняется система делопроизводства.В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. В 18 веке частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, затем закреплялось новое название - прошение. Для переписки между военными характерны такие документы, как рескрипты,реляции, рапорты, донесения, ордера, предписания. Учет личного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях.Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат суда отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Для бухгалтерского учета вели баланс, таблицы, показывающие состояние хозяйственной деятельности. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и

наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники.

Система министерства и управленческий документ

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений. Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как "правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг".Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с

установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или

писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на?..." или: "От такого-то" и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит "Адресат", появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем

рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы,которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.

Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. "О форме бланков государственных учреждений", в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так как на протяжении длительного времени происходило усложнение документооборота в стране, в ХХ веке предпринимают действия к упрощению делопроизводства для более удобной передачи, хранении, использования информации, так как с изменением государственных учреждений увеличивался объем документации и делопроизводство нуждалось в рационализации.

Был предложен новый проект делопроизводства.В проекте "новой системы делопроизводства" ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: 1)организация

делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; 2)регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации; 3)количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; 4)справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; 5)контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; 6)наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект "Общих правил документации и документооборота" (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. В "Правилах" последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения "Правил", их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, "Правила" не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой

связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).
В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.
В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. В 1928

году Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
В 1931 году был издан проект «Общим правил документации и документооборота». В нем обобщался передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
В 1966 г. был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Он разработал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД).
В 1988 г. начальник Главного архивного управления утвердил «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Этот документ до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. ГСДОУ несколько раз переиздавалась, редактировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

2.Современное состояние управленческого документа.

Современная классификация управленческой документации закреплена в ОК 011-93 - Общероссийском классификаторе управленческой документации. ОК 011-93 определяет 9 унифицированных систем документации:

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

2.Унифицированная система первичного учета документации

3.Унифицированная система банковской документации

4.Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

5.Унифицированная система отчетно - статистической документации.

6.Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

7.Унифицированная система документации по труду.

8.Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ.

9.Унифицированная система внешне - торговой документации.

УСОРД включает в себя:

1.Документацию по созданию организации предприятия.

2.Документацию по реорганизации предприятия.

3.Документацию по ликвидации организации предприятия

4.Документы по приватизации государственной и муниципальной организации предприятия.

5.Документацию по распорядительной деятельности организации предприятия.

6.Документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации предприятия.

7.Документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации предприятия.

8.Документацию по приему на работу.

9.Документацию по переводу на другую работу.

10.Документацию по увольнению с работы.

11.По оформлению отпусков.

12.По оформлению поощрений.

13.По оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД представлена тремя основными группами документов:

организационно-правовыми, распорядительными, информационно-справочными.

Организационная документация.

К организационно-правовым документам относятся: устав, положение, регламент, должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности, штатное расписание, правила, памятки и другие. Они содержат положения строго обязательные для исполнения и реализации нормы административного права. Данные документов обязательно утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, об-щественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность орга-низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в оп-ределенной сфере государственной или хозяйственной деятельно-сти. Существуют, например, Устав добровольного спортивного об-щества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с огра-ниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятель-ности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.). В оформлении уставов должны присутствовать следующие рек-визиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа,

индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрирова-но). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разде-лы, как общие положения, основные функции, права и обязаннос-ти, руководство, взаимоотношения и связи, -производственно-хо-зяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрыто-го либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добав-ляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный ка-питал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формиро-вание фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Положение — это нормативный акт, устанавливающий поря-док образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Поло-жение об общем отделе администрации области и т.д.) либо струк-турного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность орга-низационных, трудовых и других отношений по конкретному воп-росу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государствен-ных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее много-численны разновидности положений о проведении конкурсов, смот-ров и т.д.). Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые раз-рабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (пре-амбула), основные функции, права, порядок образования и орга-низации работы и др. в зависимости от характера

положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства,наименование организа-ции, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наи-менование вида документа, место издания, гриф утверждения, за-головок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждения-ми-разработчиками.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государ-ственного управления (или утверждаемый его руководителем) в це-лях установления правил, регулирующих организационные, науч-но-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инст-рукции издаются также в целях разъяснения и определения поряд-ка применения законодательных актов и распорядительных доку-ментов (например, приказов). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (на-пример, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Ад-министрации Новосибирской области», «Должностная инструкция ин-спектору по контролю...»).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схе-ме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начи-нается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является докумен-том постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются 33

четкие формулировки со словами, имеющими рас-порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходи-мо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (на-пример, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и органи-заций должны систематически анализировать, обобщать предложе-ния, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным пред-ложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении при-сваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регист-рационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно ру-ководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок вве-дения инструкции, перечисляются необходимые организацион-ные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать решение поставленных задач, получать максимальный эффект от деятельности организации. К таким документам относятся: приказ, распоряжение, указание, указ, постановление, решение.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, на-учным советом и т.д.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име-ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж-ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это рас-поряжение адресовано.Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длитель-ного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министер-ства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предо-ставленных им законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый мини-стерствами, ведомствами, организациями преимущественно по воп-росам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководите-лем своим заместителям или руководителям подразделений в пре-делах их компетенции. Подготовка и оформление указаний прово-дятся в соответствии с установленным порядком подготовки и офор-мления приказов.

Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организа-ций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нор-мативным актом управления, содержащим нормы права, реализую-щие определенные сферы общественных

отношений, и актом приме-нения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распоряди-тельного документа, применяемого в практике управления. Он из-дается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреж-дений или их структурных подразделений, утверждения положе-ний, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. По-средством приказа руководитель ставит перед работниками основ-ные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчи-ненности.

Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот ли иной способ действия. К таким документам относятся: деловое письмо, протокол, докладная записка, предложение, представление, объяснительная записка, заявление, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень и другие.

Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде-ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы-даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос-товерения того или иного юридического факта. Более многочис-ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо-ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива-ния, наличии

иждивенцев и т.п.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы-полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со-ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док-ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак-ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Объяснительная записка—это документ, поясняющий содержа-ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про-екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож-дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель-ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель-ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос-произведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акт—документ, составленный несколькими лицами и подтвер-ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и

назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель-ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Так как современное состояние документальной среды связано с развитием информаци-онных технологий. Большое значение в современном управлении приобре-тают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе дейст-вующего законодательства и других правовых норм оперативность фикса-ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хра-нения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом всех требований. Управление документами в современных условиях - сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области управления документооборотом организации может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание согласования - эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему электронного управления документами (СЭД). Поэтому новое значение в управленческое деятельности приобретает электронный документ - это совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия сторон без каких-либо прообразов.

Заключение

Деятельность любого предприятия не может осуществляться без документации. Правильное составление, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами способствует эффективной работе предприятия и достижению поставленных задач и целей. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают реализацию поставленных задач. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. В ходе курсовой работы было определено понятие «документ», «управленческий документ»,электронный документ. Рассмотрена классификация и управленческих документов и их эволюция на разных исторических этапах истории России.

Список использованных источников

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Кушнаренко Н.Н Документоведение: учебник К.;Знания,2008
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»
Белов В.К. История делопроизводства и секретарского дела - М., 2005.
Басков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник. - Ростов н/Д: Феникс, 2007.
Варламов Н.Б. История развития нормативно-методической базы ДОУ - СПб., 2004.
Сокова А.Н. // Делопроизводство №2/2004 - С.4-7

11. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов /Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие /Под ред. Ю.Д. Бахтеева. - Пенза: ПГУ, 2003.
1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение

управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999..

Ларьков Н.С.Документоведение: учебное пособие ч.1 АСТ,2006
Космотаров М. Н // Секретарское дело №4/2001- С.28-32
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

18. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

19. Кузнецова Т.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" (введение в специальность) // Делопроизводство.№1/2002 .с 16-19 .

Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. М., 2009.

21. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство). — СПб.: Питер, 2007.

Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В Делопроизводств

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного примата делопроизводства, от классического деления документации “по системам” и на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Управление документацией отличается и от , и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе.

Следует сказать, что хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций (ЮНЕСКО - Программа RAMP, Международный совет архивов - Международный совет по управлению документацией, Международная федерация по управлению документацией; Международная организация по стандартизации ИСО - технический комитет ИСО/ТК 154 “Документы и информация в управлении: торговле и промышленности”).

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии - текущие архивы).
Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Доклад Дж. Роудза дает общие представления о предмете исследования. Однако этого явно недостаточно для проникновения в суть проблемы и ее всестороннего исследования. В силу указанных причин, обратимся к гносеологии вопроса.

Исторически термин “управление документацией” зародился в Соединенных Штатах Америки. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г..

С учетом значительной роли американских специалистов в разработке проблемы управления документацией, обратим внимание на некоторые имеющиеся в нашем распоряжении работы для более детального изучения предмета исследования. Прежде всего рассмотрим предметную область понятия, его суть, поскольку в литературе имеются различные точки зрения. Следует заметить, что разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

Признание управления документацией функцией управления поддерживают и другие исследователи. Например, К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление документацией относится к числу стратегических функций организации, а Джон Саммервил прямо связывает эффективную реализацию функции управления документацией с получением прибыли: “Мы - управляющие информацией... уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации, наоборот, будучи профессионалами в области информации, мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей организации”.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации.

Типичный пример такого подхода дан в работе М. Баккленда “Об основе теории управления документацией” (The Ameriсan Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, P. 346–351). Автор утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что “миссия службы по управлению документацией должна быть связана с миссией организации в целом”. Иначе говоря, управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.

Известный американский специалист по консультированию Д.О. Стефенс также воспринимает управление документацией как практическую деятельность. Однако он подчеркивает, что управление документацией может стать самостоятельной сильной профессиональной научной дисциплиной с очень хорошими перспективами развития.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:

организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;
ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;
упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;
надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;
правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

В целом позиция А.Н. Соковой вполне логична, она отражает эволюцию ее взглядов на делопроизводство и возможные пути его совершенствования в теории и на практике. Однако эти идеи в течение долгого времени оставались без поддержки и не развивались в рамках отечественного документоведческого направления. Выступая на конференции, посвященной 70-летию архивного дела в стране и отражая при этом позицию ученых-документоведов, А.Н. Сокова вновь обращает внимание на проблему управления документацией, считая ее актуальной в условиях происходящей перестройки СССР.

В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов. Однако лишь в некоторых публикациях делается попытка понять содержание этого емкого понятия, его значение для документоведения как научной дисциплины и для практического применения данного термина. Уместно привести определение, подготовленное терминологической группой Международного совета архивов: “под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла”.

В чем отличие этого понятия от общепринятого в российской и советской практике термина делопроизводство? Делопроизводство, согласно последнему государственному стандарту, определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Этим ГОСТом делопроизводство одновременно понимается и как документационное обеспечение управления.

Тем самым современное делопроизводство как бы поднимается на новый уровень, и его сфера действия распространяется на всю документацию организации. Однако формальное тождество данных понятий в государственном стандарте - это лишь позиция его разработчиков. Чтобы подтвердить их правоту, теоретические положения должны быть развернуты в соответствующие механизмы трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления. К примеру, А.Н. Сокова рассматривает ДОУ как упорядочение документирования и управление всеми системами документации в целях сокращения документооборота, повышения качества документов и своевременного обеспечения актуальной информацией, необходимой для принятия решений в условиях применения современной техники и новых информационных технологий. Из этого утверждения можно вывести по крайней мере два существенных отличия делопроизводства от ДОУ:

Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию;
ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

На наш взгляд, вышеизложенные позиции весьма уязвимы с точки зрения научного системного анализа. Очевидно, что не объемы и виды документации являются определяющими, когда мы говорим о делопроизводстве и ДОУ. Вряд ли эти понятия обозначают и лишь отрасль деятельности. Представляется, что главным при изучении рассматриваемых понятий должно быть их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. По нашему мнению, следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ - обеспечивающую. Суть отличий заключается не только в объеме документации, которую регулирует делопроизводство или ДОУ, а в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки.

Более того, мы придерживаемся мнения, что не следует понимать делопроизводство и ДОУ как взаимоисключающие друг друга понятия. Делопроизводство - в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие, конструкция), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления - понятие другого рода. Его суть - обеспечение процесса управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими. Документационное обеспечение управления, по нашему убеждению, - термин, характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов - до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

Михаил Ларин, академик Международной академии информатизации, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Начавшийся переход России к информационному обществу, а также глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее на периферии отечественной научной мысли. Всё это в полной мере относится и к такой сравнительно молодой научной дисциплине как документоведение. Тесная связь документоведения с практикой работы с документами даёт дополнительный стимул для исследований в этой сфере. К тому же следует учесть, что профессия документоведа оказалась одной из наиболее востребованных в постсоветской России. Не случайно со второй половины 1990-х годов примерно в полусотне российских вузов развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Между тем утверждённая Министерством образования РФ примерная программа этого курса далека от совершенства. До сих пор нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объёму учебных пособий.

С чем это связано? Прежде всего, с серьёзным отставанием в разработке теоретических вопросов документоведения, обусловленным, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой . Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

Подобное ограничение объекта и предмета документоведения обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Созданный в 1930 г. в Москве государственный историко-архивный институт (МГИАИ), в недрах которого велись документоведческие исследования, длительное время находился вместе со всей системой государственных архивов в составе Народного комиссариата внутренних дел СССР, что отнюдь не способствовало развитию научной мысли.

Первоначально новое направление было представлено в МГИАИ в качестве раздела общего делопроизводства в курсе архивоведения, а затем выделилось в самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство .

Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения» . По мысли П. Отле и его единомышленников, документационная наука призвана изучать все документальные источники информации, документную деятельность во всех сферах общественной жизни.

Такое широкое толкование документа ещё в дореволюционный период встретило понимание и среди российских специалистов, о чём свидетельствует, в частности, определение понятия документ, сформулированное в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося Ф.А. Брокгаузом и И.А. Ефроном. В соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) содержалось определение понятия документ не только в традиционно узком для того времени, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности» .

В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки .
Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия. Тон здесь задавали специалисты в области информатики, кибернетики, документалистики .

Всё это не могло не оказать определённого влияния и на развитие документоведения. В частности, в изданном в 1968 г. «Кратком словаре архивной терминологии» документ определялся уже как «результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотоплёнке и др.» . Вместе с тем советские документоведы, во многом разделяя широкое толкование понятия «документ», тем не менее продолжали ограничивать сферу научных интересов документоведения почти исключительно управленческой документацией .

Правда, в 1980-е годы отдельные советские документоведы (Б.И. Илизаров, А.Н. Сокова) в развитие идей П. Отле всё же поставили вопрос о необходимости выхода за рамки традиционных представлений о предмете и объекте документоведения. Они писали о перспективе создания «интегрированной научной дисциплины», о появлении «области знаний, где формируется общая теория документа, возникающая в процессе междисциплинарной интеграции дисциплин, для которых документ является основным объектом исследования, а именно: архивоведения, археографии, документоведения, информатики, книговедения, источниковедения» .

Однако лишь на рубеже XX–XXI столетий начался переход от постановки проблемы к её реализации и были сделаны первые шаги в этом направлении, в частности, в вузовских учебных курсах Н.Б. Зиновьевой, Ю.Н. Столярова, украинского профессора Н.Н.Кушнаренко. Обращает на себя внимание тот факт, что все названные авторы работают в вузах культуры. Иначе говоря, наиболее активными и последовательными сторонниками широкого понимания объекта и предмета документоведения выступают специалисты в области книговедения, библиотековедения, библиографоведения. Не в последнюю очередь связано это с тем, что во второй половине XX столетия, с развитием новых информационных технологий произошло существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями на новых материальных носителях – магнитных лентах, магнитных, оптических, магнитооптических дисках и т.п. Реальностью стали электронные библиотеки. В силу ряда причин библиотеки в настоящее время быстрее, интенсивнее других социальных институтов, занимающихся документной деятельностью, превращаются в комплексные информационные центры, работающие с самой различной документацией, на самых разных материальных носителях. В библиотеках активнее и эффективнее используются новые информационные технологии, библиотечные работники острее ощущают потребность в широком понимании и комплексном научном исследовании документа, функционирующего в условиях формирующегося единого мирового информационного пространства. И вот уже всё громче звучат голоса о постепенном превращении библиографии в документографию, а книговедческих дисциплин – фактически в субдисциплины документоведения.

В то же время, складывается впечатление, что новые подходы к документу, осмыслению документной деятельности медленнее осваиваются в архивоведении и особенно среди специалистов в области «традиционного» административного документоведения, хотя многие из них ощущают потребность в разработке общей теории документа и документной деятельности. О такой потребности свидетельствуют, в частности, попытки выхода архивистов в смежные области, предложения о создании междисциплинарных направлений исследований – архивологии (Т.И. Хорхордина, Е.В. Старостин), феноменологии документа (В.А. Савин) и т.д. Тревога ведущих отечественных архивистов несколько лет назад была выражена в статье Т.Т. Хорхординой, отмечавшей: «Отечественная архивоведческая мысль отстала от современного уровня научно-теоретического мышления в гуманитарной сфере как в России, так и за рубежом»; «в отечественном архивоведении утрачен вкус к теоретическим дискуссиям» .

Таким образом, в настоящее время, наряду с документоведением в узком смысле, т.е. «традиционным», изучающим главным образом управленческие, административные документы, пробивает себе дорогу теоретическое, общее документоведение, базирующееся на более широком понимании документа. Объектом этой научной дисциплины (Ю.Н. Столяров предлагает назвать её «документологией») становится вся документированная информация, т.е. информация, зафиксированная на материальном носителе созданным человеком способом с целью её передачи в социальном пространстве и времени.

Постепенно формирующееся среди отечественных документоведов понимание необходимости глубокой разработки общей теории документа не привело пока к созданию такой теории. Обнадёживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя; серьёзный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

В то же время в процессе становления и развития теоретического документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не устоявшийся ещё понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документоведов нет единства мнений даже относительно такого базового понятия, как документ . Дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и некоторые другие.

Отечественные документоведы традиционно ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система» . Между тем, если исходить из общепринятого определения, что документирование – это запись информации на материальном носителе по определённым правилам, то следует признать, что в таком случае система документирования никак не может быть документационной системой. В систему документирования входят не документы, а способы и средства их создания, обусловленные физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Иначе говоря, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией фиксации информации на материальном носителе. К числу основных систем документирования в таком случае можно отнести: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические.

Нерешённость вопроса о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов стали причиной ряда дискуссий, вспыхнувших в последнее время среди специалистов в области архивоведения, дипломатики, источниковедения, археографии.

Дискуссионной, в частности, является проблема трансформации документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной Архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П.Козлов полагает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три стадии бытования – создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, хранение в архиве. И лишь после описания архивного документа, снятия ограничений на доступ к нему, т.е. после превращения его в публичный документ, происходит переход документа на четвёртую стадию его бытования – в качестве исторического источника . Оппоненты В.П. Козлова, так же как и многие зарубежные исследователи, считают, что «историческим источником документ становится не после его описания, когда над ним склонится историк, а с момента своего рождения».

В основе взглядов сторонников первой точки зрения лежит стадиальный, т.е. по сути технологический подход в работе с документами, тогда как во втором случае – системный, информационно-функциональный подход, в соответствии с которым любой документ изначально, с момента своего создания, обладает функцией передачи и сохранения информации во времени и пространстве. До поры, до времени функция исторического источника у документа является латентной, остаётся в потенции. Таким образом, активизация и актуализация документа, как носителя социальной памяти, может осуществляться не только на стадии архивного хранения, но и в период оперативного функционирования документа. Иначе говоря, любой документ, независимо от стадии его бытования, может выступать в роли исторического источника.

С проблемой трансформации документа в исторический источник тесно связана теория экспертизы ценности документов. Некоторые специалисты справедливо отмечают, что в настоящее время за пределами этой теории оказывается «человеческий» фактор, а «преобладающим остаётся сложившийся ещё в двадцатые–шестидесятые годы индустриальный (по типу промышленного конвейера) подход к отбору документов на постоянное хранение, не учитывающий индивидуальности исследователя и архивиста» . Печальные последствия такого подхода хорошо известны исследователям, изучающим историю советского периода. Историков не может удовлетворить содержание перечней и других нормативно-методических документов, которыми руководствуются сотрудники служб ДОУ и архивисты при отборе документов на хранение. В результате в некоторых архивах и архивных фондах (к примеру, УВД) почти невозможно найти «живую» информацию о людях. Недостатки методологии и методики экспертизы ценности документов опять же, на наш взгляд, связаны с тем, что она складывалась и продолжает разрабатываться в недрах административного документоведения и архивоведения, вне рамок общей теории документа, где гуманитарная составляющая занимает важнейшее место.

К числу недостаточно изученных теоретических проблем документоведения относится общая классификация документов. Созданные к настоящему времени классификационные схемы охватывают преимущественно отдельные крупные системы, комплексы документов. Наиболее разработаны, в частности, библиотечные классификации (Библиотечная классификация Дьюи, Унифицированная десятичная классификация, Библиотечно-библиографическая классификация), а также классификации управленческой документации (Общероссийский классификатор управленческой документации), классификации исторических источников.

Что же касается общих классификационных схем, то все они пока ещё далеки от совершенства. В частности, авторы схемы так называемой «фасетно-блочной классификации», учитывающей информационную и материальную составляющие документа, а также обстоятельства его бытования во внешней среде , неоправданно относят к информационной составляющей документа блок-фасет «Вид документа по способу документирования». В данном случае речь идёт о способе записи информации на материальном носителе, а не о самой информации, что даёт основание к выделению его в качестве самостоятельного блока признаков. Ряд неточностей и упущений содержится и в рамках отдельных классификационных блоков. Так, классификация по физической (материальной) составляющей документа совершенно не учитывает характеристики рабочего слоя материального носителя. «Вид документа по степени его распространённости» относится не к информационной составляющей, а к обстоятельствам его бытования во внешней среде. Но, пожалуй, основной недостаток этой классификационный схемы заключается в том, что она находится в отрыве от глубинной социальной сущности документа, не учитывает характера и разновидностей содержащейся в документе социальной информации – массовой, специальной, личной.
Ещё слабее разработана классификация документных систем. Имеющиеся классификационные схемы охватывают, главным образом, отдельные сферы работы с документами. В частности, в традиционном, административном документоведении системы документации разделяются на функциональные (свыше 40) и корпоративные (ведомственные, отраслевые) . В последнее время предпринимаются попытки на основе функционально-информационного подхода, с учётом происхождения социальной информации «выделить документационные системы деловой, социально-политической, научно-технической, экономико-финансовой информации» . Однако предложенная классификация, хотя и является шагом вперёд, фактически охватывает только специальную документацию, оставляя в стороне массовую документированную информацию (эстетическую, религиозную, бытовую и т.д.), равно как и личные документы (письма, дневники и т.п.). Таким образом, приходится констатировать отсутствие в настоящее время достаточно обоснованных классификаций, которые бы охватывали всё многообразие документов, все их виды, формы, жанры, условия бытования в оперативной и ретроспективной среде.

Ещё одной проблемой, требующей пристального внимания в теоретическом документоведении, является документная коммуникация, которая вплоть до последнего времени изучалась главным образом опять же в рамках отдельных направлений и этапов работы с документами. Между тем глобализация информационных процессов требует более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации.

Документ, как известно, представляет собой двуединство информации и материального носителя. Однако бытование каждой из этих двух составляющих документа во внешней среде имеет свои особенности. Так, движение документа как материального носителя происходит в трёхмерном пространстве и астрономическом времени, тогда как движение документированной информации осуществляется в социальном времени и социальном пространстве, с иной скоростью, с различными коэффициентами информативности и объёмами тезауруса для различных реципиентов. Между тем традиционное административное документоведение практически не занимается этой проблемой, сводя движение документов во внешней среде к проблемам документооборота и к чисто технологическим операциям, пусть даже и с использованием самых современных компьютерных технологий.

Теоретическое документоведение не может обойти проблему документной коммуникации ещё и потому, что её рассмотрение в смежных науках порой уязвимо для критики. В частности, в содержательной книге А.В. Соколова «Общая теория социальной коммуникации», изданной в 2002 году, в разделах, посвящённых документной коммуникации, фактически исключена из объекта исследования административная, производственно-техническая, личная документация. Кроме того, пытаясь разделить документную и электронную коммуникации, автор не только не приводит чётких критериев этого деления, но даже и не упоминает о таком термине и понятии, как электронный документ. В результате получается, что информация, содержащаяся в сети Интернет или появляющаяся на телевизионных экранах, как бы и не имеет материального носителя. Между тем проблема электронных документов, их сущности, классификации, аутентичности, экспертизы ценности, защиты от несанкционированного доступа и т.п. в последние два десятилетия стала одним из важнейших направлений в документоведении.

Узость традиционных документоведческих подходов, нерешённость целого ряда теоретических проблем отрицательно сказывается в целом на оптимизации информационно-документационных процессов. Отсутствует глубокое понимание того, что вся созданная и функционирующая в обществе документированная информация является сложной многоуровневой системой, представляющей собой единое целое и требующей единого подхода к процессу её управления.

Разумеется, обозначенными проблемами список нерешённых либо дискуссионных тем и сюжетов в документоведении далеко не исчерпывается. Вместе с тем достаточно отчётливо прослеживается тенденция, суть которой заключается в том, что в административном, традиционном документоведении весьма ограниченно представлен гуманитарный компонент. В значительной степени то же самое можно сказать и в целом о Государственном образовательном стандарте специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Между тем документовед в условиях перехода к информационному обществу не должен, в нашем понимании, зацикливаться на административном документоведении. Ему необходима более фундаментальная, в том числе гуманитарная, подготовка, позволяющая работать во всех основных сферах информационно-документационной деятельности. Такую подготовку могут обеспечить прежде всего классические университеты, причём таким образом, чтобы специалисты-документоведы, выходя из их стен, не просто были бы востребованы на рынке труда, но и сами целенаправленно и творчески воздействовали на самые разные направления информационно-документационной деятельности, формируя цивилизованное информационное пространство XXI века.

Примечания:

1. Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела М.В.Ларин с тревогой отмечает, что «в данный момент в России… наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе из-за отсутствия соответствующего финансирования» (Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. С. 6).
2. Об этом свидетельствует ныне действующий Государственный образовательный стандарт курса «Документоведение» (См.: Документоведение и документационное обеспечение управления. Специальность 350800: Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования и примерные программы дисциплин федерального компонента (циклы общепрофессиональных дисциплин и дисциплин специальности). М.: РГГУ, 2001). См. также: Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 19; Она же. Проблемы взаимосвязи документоведения и источниковедения // Труды историко-архивного института. Т. 35. Архивистика на рубеже веков XX-XXI. М., 2000; Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 9; Фионова Л.Р., Артемова С.Г. Вариант построения электронного пособия по основам документоведения // Делопроизводство. 2001. № 2. С. 63–66 и др.
3. Отле Поль. Руководство к администрированию. 2-е изд. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 19.
4. Новый энциклопедический словарь. СПб.: Б.г. Т. 16. С. 532–533.
5. Куфаев М.Н. Избранное. М.: «Книга», 1981. С. 21, 37, 42–43, 48. Не случайно советские книговеды впоследствии оценивали взгляды М.Н. Куфаева как не вполне марксистские (См.: Там же. С. 7).
6. См.: Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. М., 1973. С. 7 и др.
7. Краткий словарь архивной терминологии. М.–Л., 1968. С. 19–20.
8. См.: Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960–1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986; Илюшенко М.П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1. С. 31.
9. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6. С. 55.
10. Хорхордина Т.И. Архивоведение на стыке веков // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.
11. «До настоящего времени, – отмечает директор ВНИИДАД М.В. Ларин, – в документоведении и архивоведении не выработано чёткого, однозначного и общепринятого термина «документ». Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения» (Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5).
12. См.: Плешкевич Е.А. Знания о документе: к истории вопроса // Отечественные архивы. 2003. № 4. С. 27–29.
13. Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С.7.
14. Старостин Е.В. Терминологическая интервенция // Теоретические основы археографии… С. 51; Савин В.А. Феномен документа: к постановке проблемы // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.
15. Савин В.А. Феноменология документа: постановка проблемы // Вестник архивиста. 2001. № 1. С.171.
16. См.: Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2000. С. 93–117.
17. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11. С. 82–83.
18. Плешкевич Е.А. Указ. соч. С. 28.

Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13.

Развитие понятия "Документ"

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД

Источник: журнал «Делопроизводство». 2000. № 1 .

Проблема совершенствования управления документацией и эволюции управленческого документа требует осмысления самого понятия "документ", исторических и методологических характеристик его эволюции. Известно, что документы сопровождают человека с момента возникновения письменности - начертательного способа фиксации информации. Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знания, сферах жизни.

История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени недостаточно изучена. Вместе с тем в истории документа можно выявить истоки большинства сегодняшних проблем управления документацией в организациях. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса трансформации документа можно назвать причины возникновения, изменения и сохранения форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, появление и исчезновение отдельных реквизитов документа и т.д.

В.И. Истрин связывает развитие документа непосредственно с возникновением письменности, так как письменная, текстовая, содержательная часть - это основа любого документа. Следует согласиться, что факторы, обуславливающие появление письма в историческом ракурсе (формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка, предшествующих систем письма), отразились и на становлении документа*1.

*1 Истрин В.И. Возникновение и развитие письма. М., 1965. С. 28.

Анализ литературы показывает, что основные функции документа связаны с процессом запоминания (фиксации) информации с последующей передачей ее во времени и пространстве. К ним на первоначальном этапе становления письменного документа можно отнести: учет, подсчет, борьба с обманом, передача команд, запись информации в целях ее сохранения и распространения в научных, религиозных, учебных и других целях*1. Реализация названных функций привела на практике к появлению графической документации (карт и чертежей), медицинской, бухгалтерской и других видов документации. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

*1 См.: Банасюкевич В.Д., Ларин M.В., Сокова А.Н. Государство и эволюция систем документации. Отчет о НИР. СИФ ВНИИДАД.

Зададимся вопросом о том, что же с точки зрения документоведения представляет собой документ. Очевидно, что разработка оптимального определения термина "документ" зависит от полноты изучения проблемы эволюции управленческих документов в целом. К сожалению, до настоящего времени в документоведении и архивоведении не выработано четкого, однозначного и общепринятого термина "документ". Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения.

Понятие "документ" используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ записи и воспроизведения информации и т.п. По нашему мнению, решение задачи поиска необходимого смыслового значения термина "документ" в документоведении возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами*1, отражающими их предмет и задачи.

*1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М. 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации". - М. 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Люшин С.П. О материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М. 1976. Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М. 1985. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. N 039-86; Автократов В.И. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - М. 1976. Т.6. 4.1; Илизаров Б.C. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М. 1984 и др.

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате. Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции*1.

*1 Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы, 1974, N 4. С. 17.

Самое широкое понимание документа дано в документалистике - как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом*1. В документоведении документ - средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека*2. В источниковедении документ - объект, специально предназначенный для передачи информации*3.

*1 См. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М. 1973. С. 7.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

*3 Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. 1979. N 2. С. 5.

В архивоведении употребляется термин "архивный документ" - документ, хранящийся в архиве*1.

*1 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М. 1982. Ст. 22. Ранее применялся термин архивные материалы, затем документальные материалы, затем (с 1971 года) документы.

В правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важнейший исторический источник, документалистика считает документом любую фиксированную информацию*1.

*1 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.3. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 7.

Специалисты в области управления рассматривают документ как средство фиксации и передачи управленческих решений*1.

*1 Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985. С. 10.

Илизаров Б.С. предложил определение документа как объекта изучения всех дисциплин: документ - результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве*1.

*1 Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М., 1984. С. 32.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию "документ", по нашему мнению, дает научная дисциплина - документоведение, изучающая закономерности образования документов, складывания и развития систем документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности.

Понятия "документ", "документация" в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское doceo означало "учу", "извещаю". Позднейшая производная форма documentum, в узком смысле слова означающая "доказательство", "свидетельство", надолго утвердилось во многих сферах научной и практической деятельности.

В русском языке понятие "документ" появилось в XVIII в. Петр I перевел его как "письменное свидетельство"*1, подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления*2. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. "Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство"*3.

*1 Документалистика - 60. Материалы Первого всесоюзного симпозиума по документалистике, ч. 1. - Вильнюс, 1970. С. 45.

*2 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 11.

*3 См.: Павленков Ф. Энциклопедический словарь. - СПб., 1913. С. 687.

Однако в нормативных актах дореволюционной России XIX - XX вв. по организации управления и делопроизводства термин "документ" почти не употреблялся. В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествлялось с понятиями "деловая бумага", "акт", "дело". Эта тенденция отождествления "деловой бумаги" и "документа" сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин "деловая бумага" заменяется "служебным документом". Так, в Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения "служебных документов"*1. В "Толковом словаре русского языка" 1934 г. документом называется "письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя"*2.

*1 СЗ СССР, 1932, N 53, ст. 319.

*2 Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н. Ушакова, т. 1. - М., 1934. С. 751.

В приведенных выше определениях можно выделить две составляющие документа: информационную (документ - зафиксированная информация, передаваемая во времени и на расстоянии) и правовую (документ служит доказательством достоверности информации и представляет одну из форм выражения права).

По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования в различных отраслях человеческой деятельности, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие "документ" получало новое осмысление, наполнялось новым содержанием.

К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия "документ", "документальные материалы" обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи*1.

*1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч., с. 8.

Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в "Кратком словаре архивной терминологии". В нем в определении "документ" заложено понятие об информации как объекте описания: "Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)"*1. Хотя термины "информация" и "носитель" отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.

*1 Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л., 1968. С. 19-20.

Позже ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1971) вносит в термин "документ" изменения: "Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека"*1. В этом определении дано развернутое понятие информации, однако слово "результат" (закрепление информации) заменено не оправданным ни семантически, ни логически словом "средство".

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-70. - М., 1971. N 1. С. 2.

В приведенном определении следует обратить внимание на следующее: 1) Документ является результатом прежде всего сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком.

2) Сознательно закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (машинных кодов), поскольку она является мысленным отображением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа обобщено в определении его как средства закрепления информации*1. При этом в самом понятии выделяются новые признаки документа, такие как способы и материал закрепления информации, обязательная идентификация документа.

*1Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1977. С. 13.

Дальнейшее развитие архивной терминологии, отраженное в "Словаре современной архивной терминологии социалистических стран"*1, внесло коррективы в предыдущее определение термина "документ". Понятие "информации" как несущее основную нагрузку осталось в логико-семантической связи в составе словосочетания "результат закрепления информации". Дополнительно введенное понятие "носитель", на котором закреплена соответствующая информация, придало дефиниции законченный вид: "Документ - результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе"*2.

*1 М., 1982. Вып. 1; 1988. Вып. 2.

*2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982. Вып. 1. С. 59.

Введенные понятия различных носителей и различных способов закрепления информации - терминологически разводило понятия "документ" и "документная информация".

В ГОСТе 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983) в дефиницию термина "документ" внесены поправки, которые дополняют представление об объекте описания, отделяя материальный носитель "документа" от информации на нем. Словарная конструкция "материальный объект с информацией" дополняет и уточняет семантическое значение термина; этой же цели служит устранение понятий "средство" или "результат" из дефиниции и отказ от перечисления способов закрепления информации на различных материальных носителях: "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве"*1.

*1 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83. - М., 1983. С. 5.

А.В. Елпатьевский ввел в архивоведение понятие "документная информация". Его определение, данное в начале 70-х гг., считалось наиболее точно отражающим все виды документной информации, в том числе и архивной: "Под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы, зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения"*1.

*1 Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия "документная информация" в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару "Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения (январь 1974)". - М.: ВНИИДАД, 1973. С. 27.

Таким образом, анализ последовательного развития определений документа позволяет выделить три основных подхода к формулированию термина "документ":

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

С позиций документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования*1.

*1 Федеральный закон от 23.11.1994 "Об обязательном экземпляре документов" // СЗ РФ. 1995. N 1. Ст. 1.

Первоисточником такого подхода к документу может служить работа Поля Отле "Трактат о документации"*1. В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа*2. В этом случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому.

*1 Отле П. Трактат о документации. Брюссель, 1934.

*2 Например, "Терминологический словарь по теории и практике научной информации" (М., 1964) дает такую дефиницию: "Документ - материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде"; Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляровский Р.С. в книге "Основы информатики" (М.: Наука, 1968, с. 46) вводят следующее определение: "Документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике"; ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (М., 1983, с. 5) также устанавливал, что "документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве". В этом определении сделан акцент на участии человека в создании документа.

Разновидностью данного толкования понятия "документ" является замена в термине словосочетания "материальный объект" на "материальный носитель", "носитель", "специальный материал". Впервые такой подход был обозначен в кратком словаре архивной терминологии*1 и развит в ГОСТе 16487-70*2. Среди ученых и специалистов этой точки зрения придерживались последовательно Воробьев Г.Г., Рудельсон К.И., Киба Ю.И. и Цибизов Н.И., Фельзер А.Б. и Миссерман М.А., Илюшенко М.П., Петраков А.В. и др.*3.

*1 См.: Краткий словарь архивной терминологии. - М. - Л, 1968. С. 19-20.

*2 ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1971. С. 2.

*3 См.: Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. С. 7 (Документ - любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом); Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973. С. 19 (Документ является носителем информации, подтверждает знания, факты, события и явления объективной действительности и служит для передачи сведений о них во времени и пространстве); см. также: Киба Ю.И., Цибизов Н.И. Организационно-методические принципы унификации и стандартизации документации, используемой в АСУ // Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. - Подольск, 1974. С. 3; Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. - Киев, Вища школа, 1977, с.6; Илюшенко М.П. Организация документооборота. - М., МГИАИ, 1981. С. 38; Петраков А.В. Введение в электронную почту. - М.: ФиС, 1993. С. 23 и др.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Введение в практику законодательным путем понятия "документированная информация (документ)", по мнению правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации... Документированная информация... есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности*1. Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, "бумаги")*2.

*1 Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования - научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы. - М., ВИНИТИ, 1996, N 8. С. 2. Мысль В.А. Копылова о признании документированной информации материальным объектом, по нашему мнению, следует учесть в ведущейся в архивном мире дискуссии о цене и материальной оценке архивных документов.

*2 Костомаров М.Н. "Многоликий Янус" - документ в системе информационного менеджмента. - #M12293 0 941800395 2980148181 3213866710 3577110956 4294967294 2249773749 4188262768 1249387220 4294967272Делопроизводство, 1998, N 1. С. 22-23#S.

Продолжая анализ понятия "документ", можно сделать вывод о том, что его основу составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Возможность идентификации зафиксированной информации коренным образом отличает документ от других носителей информации. В этом мы солидарны с украинским ученым С.Г. Кулешовым, который в своей монографии отмечает, что документ - это специальная материальная конструкция, созданная человеком для сохранения и передачи информации в пространстве и времени, приспособленная для физиологических возможностей прочтения текста (как логической последовательности речевых и неречевых знаков)*1.

*1 См.: Кулешов С. Документальнi джерела науковоi iнформацii поняття, типологiя, icторiя, типологiчноi схеми. - Kuiв, 1995. С. 26.

Особенно важным представляется введение в термин понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управлении и архивном деле. Таким образом, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: "Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"*1. На наш взгляд, этим определением вполне может оперировать документоведение.

*1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования связано не только с принятием юридических основ их деятельности, но и с формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование ее небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска возможностей овладения и управления документированной информацией.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В условиях современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, надежным оружием конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению.

5 Проблемы документирования управления и организации его докумен-тационного обеспечения являются столь же древними, как сами документы и управление. Однако под воздействием различных факторов, в особенности под влиянием научно-технического прогресса, мы вынуждены возвращаться к этой теме вновь и вновь. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Эти процессы ставят перед учеными - документоведами ряд вопросов, требующих незамедлительного ответа. Первый из них - как должно измениться документоведение в качестве научной дисциплины, изучающей документ, в условиях глобализации мировых информационных процессов. Второй - как влияют новые информационные технологии на ситуацию в практической сфере работы с документами. Третий - насколько верны были наши прежние представления об изучаемом предмете и каковы тенденции его развития в ближайшем будущем, какие стратегические цели следует выдвинуть в сфере управления документацией и какие тактические схемы реализовать для решения актуальных практических задач в этой области.

Разумеется, поставленные вопросы требуют объединения усилий отечественных документоведов и не могут быть полностью решены в отдельной работе. Сосредоточив свое внимание на проблеме управления документацией в организациях, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение.

Необходимо признать, что в «дореформенных» условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало возможности существовавших информационных систем.

В данный момент в России сложилась противоречивая ситуация в сфе-

6 ре управления документацией. С одной стороны, устарели ранее принятые организационно-методические документы: государственная система доку-ментационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы. Наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области до-кументоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе, из-за отсутствия соответствующего финансирования. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документацион-ного обеспечения, недостает современной учебной и методической литературы по этим вопросам. Наметился определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений, выпускающих квалифицированных специалистов, и научных организаций. В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава служащих, отход от устоявшихся документоведческих традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами.

С другой стороны, вследствие проникновения новой техники и новых технологий в управление, происходит изменение структуры документооборота. Смена экономических основ жизни общества ведет к трансформации ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления. Однако, эти перемены слабо учитываются системами документационного обеспечения управления в организациях, где продолжают действовать устаревшие правила и стандарты.

Для укрепления российской государственности, а, следовательно, государственной службы, требуется расширение границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация управления документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.

Поэтому можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Чрезвычайно важны для современного документоведения исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Выбор темы настоящего исследования обусловлен несколькими факторами:

во-первых, наличием социального заказа общества, связанным с необходимостью упорядочения документальной среды в сфере управления, прежде всего, государственного;

во-вторых, потребностью государственной архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем архивоведения и документоведения для трансформации их в прикладные научные разработки;

в-третьих - возрастающим интересом к информатизации России и путям вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях, по нашему мнению, позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Оценивая степень разработанности и изученности темы, следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились. Поэтому исто-

8 риография проблемы очень бедна. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане: как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства 1 .

Между тем в развитых странах, давно прошедших этап «первоначального накопления» средств вычислительной техники и связи, в обществе, которое теперь характеризуют как «постиндустриальное» или «информационное», разработке проблем управления документацией уделяется все больше внимания. Особенно эта тенденция проявилась в конце 70-х годов, когда стало очевидным, что компьютеры (в том числе персональные) не приводят к созданию «безбумажных контор», а наоборот, увеличивают объемы бумажного документооборота.

В этих условиях западные ученые сосредоточили свое внимание на научных аспектах управления документацией и активизировали исследования в этой области знаний и административной деятельности. По линии ЮНЕСКО и других международных организаций были даже предприняты усилия по координации работы ученых разных стран в этом направлении, которые дали теоретические и практические результаты. В итоговом докладе по программе RAMP (автор Дж. Роудз) управление документацией характеризуется как общая функция управления, охватывающая работу с документами в организациях на всех стадиях их жизненного цикла 2 .

Сокова А.Н. Управление документацией за рубежом (научно-аналитический обзор) - Всесоюзная научно-практическая конференция по теме «Организационно-правовые вопросы создания документов средствами вычислительной техники и использования их в народном хозяйстве: Тез. докл. - М.: 1984. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № Бр. 2081, с. 120-158; Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985 и др. 2 Роудз Дж. Роль архивов и управление документацией в национальных информационных системах. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1064 «п». 1989.

9 Изучение работ западных, прежде всего американских и немецких специалистов показывает, что даже среди них нет полного единства в понимании управления документацией как научной категории. Однако большинство ученых склоняется к признанию управления документацией полноценной функцией менеджмента организаций, информационным ресурсом (Ф. Хо-ртон, К. Леннон, А.Морделл, А. Рикс, К. Хар, Д. Маклеод, Дж. Саммервил, Д. Стефенс и др.) 1 . Важно подчеркнуть, что многие ученые и специалисты понимают важность взаимодействия управления документацией и управления информацией в организациях, оценивая документацию как важнейшую составную часть информационных ресурсов организации. Исходя из такой оценки, выдвигается требование более глубокого использования новых информационных технологий в работе с документацией и включение структур управления документацией в общую инфраструктуру организаций 2 . Отличительной чертой исследований западных специалистов является их ориента-

Хортон Ф.А., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «п», с. 5, 6; Мордел А. Новая программа по управлению правительственной документацией Великобритании. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 894 «n», Hare С, McLeod J. Records Management in the Information Age II Mananing Information. - London -April. - 1997. - Vol 4. - № 4. - P. 23-25; Хар К., Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век. Пер. с англ. В.Н. Гармаш. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1241 «п», 1998, с. 6; Саммервил Дж. Р. Управление документацией: «Что новенького». - Пер. с англ. Золотухиной И.Г. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, 1994, № 1159 «п», с. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Dokumentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, с 11-38; Макдо-нальдД. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 1220 «п»; Роберж М. В эпоху информации - глобальное: системное и систематизированное управление административной информацией. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1144 «п» и др.

10 ция на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственным хранением документов 1 .

Очевидно, что в России существуют свои традиции в сфере работы с документами и прямое заимствование западного опыта и западных подходов невозможно. Именно поэтому мы обратились к изучению проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства в России, имея целью оценку достигнутого уровня организации работы с документами и степени своеобразия национальных традиций в этом для решения вопроса о возможности применения основных принципов и методов управления документацией.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в опубликованных монографиях, сборниках научных трудов МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций и других научных мероприятий. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица ЯЗ., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления) 2 . Сле-

Хайвз Кр. Управление документацией, информацией и архивами на фирмах. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 889 «п»; Хортон Ф., Леннон К. Указ. соч.; Рикс А. Делопроизводство как архивная функция. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 946 «п» и др. 2 Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975. - 64 с; Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. пособие. - М.: Высш. шк., 1991. - 159 с; Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с; Сокова А.Н., Банасюкевич В.Д., Семенова Г.Ю., Трофименкова Е.В. Концепция развития документационного обеспечения

11 дует отметить, что в ряде случаев учебные пособия, особенно изданные в 70-80-е годы, могут служить в качестве исследовательской литературы, поскольку отражают результаты научной работы их авторов. Не секрет, что трудности с изданием монографических трудов заставляли ученых прибегать к такой форме публикации научных исследований, как учебные пособия по специальным курсам. Тем не менее, создание монографических работ по документоведению по-прежнему остается актуальной задачей.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведе-ние» и внес большой теоретический и практический вклад в становление до-кументоведения как научной дисциплины. В учебных пособиях, статьях, выступлениях на конференциях им были изложены основные положения о задачах документоведения, системах документации, функциях документов, которые затем развивались и дополнялись. Учебное пособие К.Г. Митяева до настоящего времени является концептуальным исследованием, актуальным в ряде позиций и сегодня 1 .

управления в Российской Федерации / ВНИИДАД. - М., 1992. - 33 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архивному делу 11 мая 1993 г., № 107-93.; Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1983. - 83 с; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1982. - 99 с; Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1996. - 222 с; Пшен-ко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. Учеб. пособие. М.: ЮК МГУ, 1994; Организация работы с документами: Учебник / Гос. Академия управления. - М.: Инфра-М, 1998 и др. 1 Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1959. -359 с.

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела 1 . Последующие учебные пособия историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода 2 .

Вместе с тем, в 70-80-е годы появились учебные пособия, в которых изложены результаты научных исследований Т.В. Кузнецовой, ЯЗ. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления 3 . В отдельных работах ставятся основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматриваются проблемы влияния электронно-вычислительной техники на делопроизводство 4 .

1 Митяев К.Г. Теория и практика архивного дела: Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1946. - 248 с; Он же. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч.; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. - 1964. - № 2 и др.

История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. ЯЗ. Лившица, В. А. Цикулина / МГИАИ. - М., 1974. 170 с; Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. - М., 1993.

3 Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ., Цикулин В.А. Системы документирования:
Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1977. - 87 с; Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лив
шиц ЯЗ. Документоведение / МГИАИ. - М., 1977. - 83 с; Илюшенко М.П., Кузнецо
ва Т.В. Формуляр документа / МГИАИ. - М., 1986. - 86 с; Кузнецова Т.В., Лосев В.И.
Управленческая документация. - М.: Экономика, 1985 и др.

4 Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-
экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. пособие / МГИАИ. -

Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами.

Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банасюкевич, К.И. Рудельсон и другие ученые".

В последнее десятилетие, к сожалению, нарушился баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют в доступном для практиков виде накопленный научно-методический потенциал документоведения 2 . Однако в

М., 1983; Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М, 1982 и др.

1 Малитиков А.С. Задачи и организационные пути разработки Единой государственной сис
темы делопроизводства для учреждений, организаций и предприятий // Вопросы архивове
дения. - 1965. - № 1; Его же. Некоторые вопросы организации и содержания научной ра
боты в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД / ВНИИДАД. - М., - 1971. - Т. 2; Банасюке
вич В.Д., Сокова А.Н. Вопросы формирования теории документоведения // Развитие совет
ского документоведения (1917-1981 гг.) / ВНИИДАД. - М., 1983; Банасюкевич В.Д., Зо-
нов В.М. Типовая система документационного обеспечения центрального аппарата мини
стерств и ведомств // Советские архивы. М., - 1986. - № 4; Рудельсон К.И. Современные
документные классификации. - М.: Наука, 1973 и др.

2 См., например: Справочник по деловой переписке. - М: Межрегионсервис, 1996; Стеню-
ков М.В., Делопроизводство на малом предприятии. Приор. 1999, - 224 с; Печнико-
ваТ.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб.
пособие / Ассоциация авторов и издателей «Тандем». - М.: Изд-во Экмов, 1998. - 208 с;
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд 2-е, испр. и доп. / ЗАО «Бизнес-школа». - М.: Ин
тел-Синтез, 1998. - 288 с.

некоторых из них содержатся ценные наблюдения и мысли, особенно в части создания общеучрежденческих систем документационного обеспечения управления и комплексного применения компьютерных технологий 1 . В ряду этих изданий следует выделить работу Т.В. Кузнецовой 2 .

Значительным вкладом в развитие документоведения являются защищенные в МГИАИ и ВНИИДАД докторские и кандидатские диссертации, которые также имеют значение для данного исследования. Следует выде-лить докторскую диссертацию А.Н. Соковой, в которой впервые после К.Г. Митяева делается удачная попытка сформулировать некоторые области теории документоведения в условиях, когда начинают внедряться в практику новые информационные технологии.

Кандидатские диссертации, как правило, рассматривают отдельные аспекты теории и практики документоведения. К числу наиболее разработанных относятся вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода отечественной истории (работы Андреевой В.И., Багин-ского И.М., Банасюкевича В.Д., Бобылевой М.П., Додоновой М.И., Костомарова М.Н., Кремера Б.И., Кузьмичева А.Д., Ларина М.В., Подольской И.А., Райхцаума А.Л., Сольского Д.И., Тамм И.Е. и др.) 4 .

1 Кузнецов С.Л., Делопроизводство на компьютере. Интел-синтез, 1999. - 208 с; Кирсано
ва М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. - М.-Новосибирск:
ИНФРА-М, 2000. - 287 с; Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое
пособие по ДОУ деятельности предприятия. - М.: Приор, 1998. - 144 с; Андреева В.И.,
Кузнецова Т.В., Серова Г.А. Делопроизводство в бухгалтерии: Практическое пособие. -
М.: Бухгалтерский бюллетень, 1996. - 218 с. и др.

2 Кузнецова Т.В., Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 1999. - 320 с;

3 Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической рево
люции (1960-1980 гг.): Автореферат дис.... д-ра ист.наук. 05.25.02/ МГИАИ. - М., 1987.

4 Андреева В.И. Основные направления научной организации управленческого труда и дело
производства государственного аппарата СССР (по материалам журнальной периодики

Значительно слабее исследован дореволюционный период (Вяло-ва Л.М., Лукашевич А.А.) 1 .

Часть диссертационных работ посвящена исследованиям систем документации и документированию отдельных функций управления (работы Быковой Т.А., Герасимовой И.В., Емельянова Н.Ю., Ефановой И.Б., Красави-

1920-х годов): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 24 с; Ба-насюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (На материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 25 с; Багинский И.М. Деятельность В.В. Куйбышева по совершенствованию аппарата и делопроизводства Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции СССР. Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1979. - 24 с; Додонова М.И. Проблема делопроизводства в советской литературе 20-х годов: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 33 с; Костомаров М.Н. Деятельность Московской рабоче-крестьянской инспекции по совершенствованию аппарата управления и делопроизводства (1920-1929 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1976. - 33с; Ларин М.В. Ведомственные органы рационализации и их деятельность по совершенствованию государственного аппарата и делопроизводства (1923- 1932 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Подольская И.А. История развития методических основ рационализации делопроизводства в СССР: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1977. - 24 с; Райхца-ум А.Л. Совершенствование аппарата управления и делопроизводства в СССР органами вневедомственной рационализации (1924-1931): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Тамм И.Е. Становление советского государственного делопроизводства 1917-1923 гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.00.02 / МГИАИ. - М., 1975.-28 с; и др.

Вялова Л.М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в.: Автореф. дис. ... канд.ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1987. - 23 с; Лукашевич А.А. Развитие губернской делопроизводственной документации 70-90-х гг.: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1995. - 24 с.

16 наА.С, Потаповой Л.В., Чуковенкова А.Ю.) 1 , другие диссертации охватывают вопросы документационного обеспечения отдельных объектов, однотипных учреждений (Архипова Н.И., Можаева Н.Г., Морозов Е.А., Пшен-ко А.В., Сироткин А.Н., Степанов Е.А.) . Достаточно глубоко проработаны

Быкова Т.А. Формирование системы документации по управлению социальным развитием трудовых коллективов. 1965-1985 гг. (на примере электротехнической промышленности): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 27 с; Герасимова И.В. Документационное обеспечение управления научно-исследовательской деятельностью высшей школы (1917 - конец 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. - 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1991. - 31 с; Емельянов Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд. ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1985. - 24 с; Ефанова И.Б. Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1986. - 24 с; Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 24 с; Потапова Л.В. Организация работы с обращениями граждан в исполкоме Моссовета и их влияние на его деятельность (1960 - начало 1980-х гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1989. - 28 с; Чуковенков А.С. Организация хранения и использования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 24 с. и др. 2 Архипова Н.И. Документационное обеспечение управления вычислительными центрами (история, современное состояние и перспективы развития). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1978. - 25 с; Можаева Н.Г. Деятельность исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских документов по совершенствованию управленческого аппарата и документационного обеспечения в местных Советах Московской губернии (области) (1921-1930 гг.): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1985. - 25 с; Морозов Е.А. Совершенствование организации и документирования коллегиальной деятельности Госплана РСФСР в 1925-1980 годах: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1982. - 23 с; Пшенко А.В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1983. - 24 с; Сироткин А.Н. Документационное обеспечение

17 вопросы унификации и стандартизации документов (Васильев М.А., Кокорев В.И., Санкина Л.В., Сокова А.Н., Янковая В.Ф.) 1 - В некоторых диссерта-циях (Малитиков А.С., Предейн Е.В., Щенснович Г.Г.) рассмотрены общие и специальные проблемы функционирования служб документационного обеспечения управления.

Изучение диссертационных исследований показывает, что проблемы управления документацией не нашли в них глубокого отражения, они требуют современного комплексного подхода и рассмотрения. Об этом свиде-

государственного фонда алгоритмов и программ (исследование и разработка в 1966- 1987 гг.). Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1988. - 25 с; Степанов Е.А. Совершенствование документационных процессов в системе управления высшим и средним специальным образованием СССР (история и современное состояние): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1979. - 24 с. и др.

1 Васильев М.А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в
делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние): Автореф.
дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 42 с; Кокорев В.И. Разработка и
исследование системы моделей для унификации и стандартизации управленческих доку
ментов: Автореф. дис. ... д-ра техн.наук. 05.25.02, 08.00.20 /МГИАИ. - М., 1980. - 34 с;
Санкина А.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандарти
зации и унификации (1917-1980): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
- 1983. - 24 с; Сокова А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР
(1917-1970): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М., 1971. - 16 с; Янко
вая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект): Авто
реф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с. и др.

2 Малитиков А.С. Основные направления документоведческих и архивоведческих исследо
ваний в СССР (1956-1970 годы): Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 /МГИАИ. - М.,
1971. - 22 с; Предейн Е.В. Контроль исполнения документов в аппарате управления. Ис
тория и современное состояние: Автореф. дис. ... канд.ист.наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. -
М., 1981. - 22с; Щеснович Г.Г. Разработка основных принципов организации системы до
кументирования в условиях АСУ: Автореф. дис.... канд.ист.наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,
1975. -29 с.

тельствует и анализ литературы по смежным с документоведением научным направлениям.

В последние годы наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие публикации журналов «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологическим проблемам, истории делопроизводства, правовому обеспечению документирования деятельности управленческого аппарата, влиянию новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблемам электронных документов 1 .

1 См., например: Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1. - С. 9-18; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов // Там же. - С. 18-27; Они же. Электронные архивы и электронный документооборот // Там же. - 1999. - № 2. - С. 17-26; Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С. 41-46.; Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» - документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 22-31.; Матвеенко В.А. Правовые и организационные проблемы документационного обеспечения управления // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Докл. и сообщения на шестой Междунар. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. / ВНИИДАД, РОИА. - М., 2000, С. 24-33; Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту некоторые проблемы перехода// Там же. - С. 69-72; Кулешов С.Г. О понятии «электронный документ» / Там же. - С. 54-57; Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / Делопроизводство. - 1998. - № 1. - С. 5-8; Санкина Л.В. Организация службы ДОУ. Проблемы нормативной

Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты проблемы управления документацией и могут рассматриваться как добротный исследовательский материал для последующей аналитико-синтетической переработки.

Проблему управления документацией невозможно рассматривать без анализа архивоведческой литературы. Учеными - архивоведами проделана серьезная исследовательская работа, важная для понимания гносеологии документа, формирования и развития систем документации, терминосистемы документоведения (А.В. Елпатьевский, В.П. Козлов, А.Д. Степанский) 1 .

документации / Документ в административных структурах: Тезисы докл. и выступл. на ме-ждунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 62-65 и др. 1 Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам архивного дела в СССР. - М., 1965; Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы подхода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации». - М., 1972; Медушевская О.М., Степанский А.Д., Лю-шин СП. в Материалах научной конференции по проблемам комплектования документальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Сокова А.Н. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М., 1985. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86; Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1; Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. - М, 1984 и др.; Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архивы. - 1979. - № 2. - С. 5; Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информация» в свете ленинской теории отражения // Тезисы сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения» (январь 1974) / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 27; Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. - 1987. - № 1. -С. 54 и др.

20 Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. В отдельных работах по архивоведению (В.Н. Автократов, К.Б. Гельман-Виноградов) доказано сходство процессов обработки информации как в оперативном управлении, так и на стадии архивного хранения документов 1 . Представляют интерес архивоведческие работы, в которых показаны взаимосвязи делопроизводства и архивного дела, процесс постепенного перехода делопроизводства в ведение архивных органов 2 , рабо-

1 Рудельсон К.И. Современные документные классификации. - М., 1973. - С. 24-29; Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД- М., 1973. - Т. 3. - С. 251-263; Его же. Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. - Т. VI. - 4.1. -М., 1976; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Его же. Пространственная одиссея документов как глобальное явление // Отеч. архивы. - 1992. - № 6. - С. 24-29 и др.

" Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. - М., 1979. - С. 67; Белова Е.В., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. О «Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С.20; Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. - 1964. - № 2. - С. 68; Сорокин В.В. Архивы учреждений СССР (1917-1937) / МГИАИ. - М., 1982; Князев Г.А. Теория и практика архивного дела (Опыт систематического руководства). - Л., 1935; Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. - Т. 2 / ВНИИДАД. - М., 1973. - С. 6; Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы: основные проблемы // Отеч. архивы. - 1999. - № 1, - С. 10; Елпатьевский А.В. Из истории формирования основных нормативно-методических документов отечественного архивного дела // Отеч. архивы. - 1998. - № 4, - С. 16-24; Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80лет // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 9-18 и др.

ты, освещающие зарубежный опыт (Е.В. Старостин, И.В. Карапетянц) 1 . Ар-хивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации 2 .

Управление документацией как научная категория тесно связано с информацией и организацией информационных процессов в управлении, поэтому литература по вопросам теории информации, информационным системам, вопросам информатизации и компьютеризации работы с документами представляет серьезный интерес. В первую очередь это исследования, в которых отражены проблемы, связанные с пониманием сущностных характеристик информации как исходной субстанции для организации документальных массивов. Работы А.Д. Урсула, А.И. Жукова, Ю.И. Черняка, В.Г. Афанасьева и других, написанные в разные годы, позволили сформировать теоретический фундамент, на котором выстроена основная идея работы о неразрывной связи информации и документации и возможности применения методологии управления информацией к управлению документацией 3 . В ра-

Старостин Е.В.Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии: Ав-тореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 / РГГУ. - М, 1995; Карапетянц И.В. Экономические архивы в Западной Европе и США (1905-1995 гг.): Автореф. дис. ... д-ра ист.наук. 05.25.02 /РГГУ. -М., 1998.

2 См.: Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе //
Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на
современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта
1996 г./ ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 16-22.

3 См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информати
ка: наука, технология, деятельность/ ВИНИТИ. - М., 1998. - С. 15-16; Философский эн
циклопедический словарь. -М.: Советская энциклопедия, 1983. - С. 217-218; Урсул А.Д.
Путь в ноосферу. - М.: Луч, 1993. - С. 81; Черняк Ю.И. Информация и управление. -

22 ботах К.Б. Гельмана-Виноградова, Г.Г. Артамонова, Г. Вольфрама, А.Д. Урсула и других ученых глубоко разработаны принципиально важные проблемы формирования и эксплуатации информационных ресурсов как в глобальном понимании, так и в рамках отдельных организаций. Окончательного решения проблема информационных ресурсов еще не получила, тем не менее, в указанных работах сформулированы понятийные категории, основные методологические и концептуальные положения, которые важны для данного исследования 1 .

В работах специалистов-информатиков документоведческие проблемы выступают как подчиненные, а не основные, они имеют существенный недостаток - отсутствие проработки вопросов документации и документаци-

М, 1974. - С. 58; Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. - М., 1976. - С. 124-137; Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. - М., 1975. - С. 37 и др.

1 Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки. - М., 1975.

С. 194; Михайлов А.И. Проблемы информационного обеспечения процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной организации управления социалистической промышленностью». - Сб. № 1. - Ч. II. - М., 1972. - С. 102-103; Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. - 1992. - Т. 17. - № 1. - С. 12; Артамонов Г.Г. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ.

Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. - 1998. - № 6. - С. 31. (с. 31-35); Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ. - Сер. 1-я Орг. и методика информ. работы. - 1998. - № 4. - С. 31. (с. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - С 35; Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге) // НТИ. - Сер. 1. - 1998. - № 1. - С. 32; Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz. 1995 и др.

2 См.: Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпо
ративных сетях: второе пришествие Гутенберга. М.: Анкей - ЭК - Трендз, 1999; Инфор
мационные технологии для гуманитариев / МГУ. - М.-Саранск, 1998. - С. 67-102 и др.

23 онного обеспечения в условиях развития новейших информационных технологий. Эта проблема никак не очерчена в ряду таких понятий, как «обработка информации», «доступ к информации», «информационные коммуникации», «хранение информации», «использование информации», хотя вся эта «информация» и есть документы на различных, преимущественно бумажных, носителях.

Слабо разработаны в литературе и вопросы электронных документов. Наблюдаются серьезные терминологические расхождения, непонимание природы электронных документов, их взаимосвязи с технотронными, машиночитаемыми и традиционными документами. Тем не менее, анализ этой группы исследований позволяет сформулировать документоведческое понимание вопроса и использовать эти работы для решения научной проблемы управления документацией 1 .

Принципиально важное значение для диссертации имело изучение работ по информационному менеджменту - новой научной дисциплине, сформировавшейся в развитых странах вместе с информационным обществом. В отечественной литературе информационный менеджмент отражен

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы // Отеч. архивы. - 1998. - № 6. - С. 41; Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы / ВИНИТИ. - М., 1998. - № 3. - С. 4; Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот// Отеч. архивы. - 1999. - № 2. - С. 19-20; См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе межбанковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 76; Семилетов СИ. Информация как особый объект права // Проблемы информатизации. - 1999. - № 3. - С. 58; Емельянов Г.В., Павлов О.В. О проблеме правового регулирования использования электронной цифровой подписи в информационных системах // Проблемы законодательства в сфере информатизации: Тез. докл. седьмой Всероссийской конф. - М.: ГУП «ВИМИ», 1999. -С. 6 и др.

24 весьма слабо. Лишь в работе А.В. Кострова, подготовленной в виде учебного пособия, сделана попытка системно изложить суть информационного менеджмента, к сожалению, без привязки к российским условиям 1 . В нашей работе было впервые начато исследование информационного менеджмента с позиций документоведения и сделаны первые выводы, позволяющие оценить информационный менеджмент как перспективное направление развития управления документацией с использованием новых информационных технологий 2 . В ряде других работ проблемы информационного менеджмента рассматриваются опосредованно, в рамках решения других задач. Лишь в недавно изданной работе «Информационное обеспечение государственного управления» под редакцией академика РАН Ю.В. Гуляева впервые за последнее десятилетие комплексно рассмотрены проблемы, концептуальные положения и практический опыт создания и функционирования системы информационного обеспечения высших органов государственной власти Российской Федерации 3 .

Учитывая недостаточный уровень освещения проблемы информационного менеджмента в отечественной литературе, автор попытался восполнить этот пробел зарубежными исследованиями по информационному менеджменту, в основном, на немецком языке. Работы Р. Кулена, Й. Хергета,

1 Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Владимирск. гос.
техн.ун-т. - Владимир, 1996. - 132 с; см. также: Перель И.С., Славин В.Н. Информаци
онная деятельность за рубежом и проблемы информационного менеджмента / НПО «По
иск». - М., 1992. - 65 с; Костомаров М.Н. Управление информационными системами за
рубежом / РГГУ. - М., 1996. - 88 с.

2 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: На
учная книга, 1998. - 137с.

3 Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обеспечение го
сударственного управления. М.: Славянский диалог, 2000. - 425 с.

25 Г. Верзига, В. Вольфрама, Т. Зеегера, Э. Фогель и других ученых раскрывают суть информационного менеджмента как научной дисциплины и области практического управления 1 . Вместе с тем, необходимо подчеркнуть, что практически ни в одной из этих работ не сделано даже попытки применить положения информационного менеджмента к управлению документацией.

Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без исследования его правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием дальнейшего укрепления государства и эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль - информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов 2 . Автор привлекает внимание

1 Attinger M.L. Integrated Information Management: A Real World Theory. - Records Manage
ment Qnarterly. - 1993, Iuly. Vol.27, №3, - p. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Infornationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informations-
spezialisten fur Europa. Proceedings. Konstanz, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement in Industrieunternehmen I Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt - am
Main. - S. 183-187; Kuhlen R. Informationsmarkt. - Konstanz, 1995. 608 c; Schwetz R. Buro
im Wandel II R.v. Decker"s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; SeegerT. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - K.G. Saur, 1990; Syn-
nott W.R., Gruber W.N. Information Resourse Management. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
mationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2,
K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organisations - Kommunikation: Die Kunst, ein
Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 c.;Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationsmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Копылов В.А. Информационное право. - M.: Юрист, 1997; Он же. Информация как объект
правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. - М., 1996. - № 8. - С. 2; Он же. К вопросу

26 к категории «документированная информация», которая, по его мнению, недостаточно отражена в действующем законодательстве и выдвигает задачу правового решения проблем электронных документов, их юридической силы.

Глубокие исследования правовых аспектов документированной информации в условиях внедрения новых информационных технологий, компьютерной техники, телекоммуникационных сетей, признания информации важнейшим ресурсом управления предпринимает И.Л. Бачило. Ее работы служат наглядным примером адекватной реакции ученого на вызовы времени и представляют большую ценность для настоящего исследования 1 .

Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами их проектирования, внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процессов.

об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Теория и методика информационной работы // ВИНИТИ. - М, 1998. - № 3. - С. 4.; Он же. О собственности на документированную информацию // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 18-23.

Комментарий к Федеральному закону об информации, информатизации и защите информации» / Под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др. / ИГП РАН. - М., 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. - М., 1997. - № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. - 1999. - № 1; Она же. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Указ. соч. - С. 8-17; Она же. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации // Проблемы законодательства в среде информатизации: Тезисы докладов седьмой Всероссийской конф. / ГУП «ВИМИ». - М., 1999 и др.

Современные исследования по менеджменту организаций показывают огромное значение рациональной обработки информации для достижения стратегических и оперативных целей. Глобализация мировых экономических, социальных и информационных процессов прямо влияет на качество управления. Методы решения задач управления в организациях на фоне современных геополитических реалий и с учетом развития информационного общества отражены в ряде крупных монографических исследований и статьях, современных учебниках отечественных и западных специалистов 1 .

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими. Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ управления с реформами делопроизводства и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории. Труды Н.П. Ерошкина и Т.П. Коржихиной, а также Т.Г. Архиповой, А.С. Сенина, Т.М. Смирновой, СП. Стрекопытова и других

1 Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Са-ломатина. - М.: Инфра, 1998. - 669 с; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., ВусМ.А. Введение в информационное управление. - Спб., 1999; Марка Д., Макгоун К. Методология структурного анализа и проектирования / Пер. с англ. - М.: МетаТехноло-гия, 1993. - 240 с; Кауфман Х.Р. Тактика успеха в бизнесе и науке. - М.: Интеллект,

157 с; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. Зарубежный опыт. - Спб.: Два..Три, 1993. - 443 с; Герчикова И.А. Менеджмент: Учебник / ЮНИТИЮ. - М.: Банки и биржи, 1994. - 685 с; Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 1995; Мир управления проектами / Под ред. Х.Решке, Х.Шелле. - М.: Алане,

304 с; Мескон М.З., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента - М.: Дело, 1992; Хойер В. Как делать бизнес в Европе. - М.: Прогресс, 1992; Мерсер Д. ИБМ: управление в самой преуспевающей корпорации мира / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1991. - 455 с; Котлер Ф. Основы маркетинга / Пер. с англ. - М.: Прогресс, 1990. - 736 с. и др.

28 ученых и специалистов 1 по истории государственных учреждений наглядно демонстрируют построение системы управления в конкретную историческую эпоху и, тем самым, дают возможность исследовать организацию делопроизводства в аппарате управления.

Источниковедение, как научная дисциплина, достаточно близко стоит к документоведению в части решения задач системного изучения документального массива в историческом развитии. В этой связи, работы Бородки-наЛ.И., Воронковой СВ., Голикова А.Г., Каштанова СМ., Козлова В.П., Медушевской О.М., Муравьева В.А., Соколова А.К., Славко Т.И., Шмидта СО. и других позволили использовать накопленный источниковедением опыт для анализа эволюции документов и систем документации 2 , в том чис-

См.: ЕрошкинН.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Третий Рим, 1997. - 357 с; КоржихинаТ.П. История государственных учреждений СССР: Учеб. пособие. - М.: Высшая школа, 1986. - 399 с; Шмидт СО. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996; Архипова Т.Г., Румянцева М.Ф., Сенин А.С. История государственной службы в России XVIII-XX века. - М.: РГГУ, 1999. - 230 с; Стрекопытов СП. Государственное руководство наукой в СССР (1936-1958 гг.) Учеб. пособие. - М., РГГУ, 1991 - 92 с. 2 См.: Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступлений на второй Всероссийской конференции 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М, 1997. - С. 11-15; ВоронковаСВ. Уровень источниковедческой разработки документов новейшего времени и их публикации на современном этапе // Там же. - С. 26-31; Соколов А.К. Социальная история: проблемы источниковедения и архивоведения// Там же. - С. 57-63; Шмидт СО. Археография. Архивоведение. Источниковедение / РГГУ. ГАС России. ВНИИДАД. - М., 1997. - 363 с; Каштанов СМ. Очерки русской дипломатики. - М.: Наука, 1970. - 503 с; Каштанов СМ. Русская дипломатика: Учеб. пособие для вузов по спец. «История». - М.: Высш. шк., 1988. - 231 с; Козлов В.П. Российское архивное дело / РОССПЭН. - М., 1999.

29 ле с использованием современных компьютерных методов.

Итак, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией.

Так, не разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды, требуют углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с решением задач вхождения России в мировое информационное пространство.

До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий. Подобное исследование должно привести к построению концепции управления документацией и информацией, на базе соединения возможностей техники с преимуществами бумажного делопроизводства. Такую концепцию можно назвать информационным менеджментом.

Объектом исследования в диссертации является документированная информация в системах управления. Документированная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций. В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема, возникает важнейшая задача рационального управления ими, которая по своей значимости сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции 1 .

1 И.Л. Бачило отмечает в этой связи, что «информационный ресурс как производительная сила подлежит осмыслению, оценке, структуризации и регулированию как объект правоотношений».- НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. работы.- 1998. - № 3. - С. 13.

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведе-нием, архивоведением, документалистикой, библиотековедением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Предметом исследования является управление документацией в организациях. Управление документацией, как предмет исследования, является новой научной категорией. Однако оно базируется на предшествующем опыте и теоретико-методологическом фундаменте отечественного докумен-товедения, традиционно изучающего документ, системы документации, процессы документирования управленческой деятельности и организацию работы с документами в управлении. Управление документацией рассматривается нами как более высокая стадия развития таких понятий как делопроизводство и документационное обеспечение управления.

Управление документацией, как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает область администра-

31 тивного управления созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления. Если делопроизводству отводилась роль технической функции управления, а документационному обеспечению управления - вспомогательной, то управлению документацией в организации отводится роль основной функции менеджмента.

Управление документацией рассматривается нами не абстрактно, а в конкретных условиях функционирования организаций. При этом под организацией понимается любая управленческая структура, соответствующая понятию организации, независимо от ее иерархического уровня, функциональной направленности и формы собственности.

Целью диссертационного исследования является решение научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии и в методологическом аспекте.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи:

анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;

изучение истории отечественного делопроизводства и эволюции документа как базы современного управления документацией;

исследование специфики электронных документов;

4) разработка принципов создания общегосударственной системы
управления документацией и вопросов ее законодательного обеспечения;

документоведческий анализ современных информационных технологий и автоматизированных систем документационного обеспечения управления;

исследование информационного менеджмента как методологической основы для построения системы управления документацией в организации.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.

Углубляясь в историю делопроизводства, мы преследовали цель проследить взаимозависимость реформ государственного управления и реформ делопроизводства, выявить преемственность и особенности систем делопроизводства в разные исторические эпохи, показать процесс трансформации длопроизводства в документационное обеспечение управления и создание предпосылок перехода к управлению документацией в современных условиях информатизации общества. Исследование документа как основного объекта управления документацией обусловлено процессом становления доку-ментоведения как научной дисциплины, поэтому большее внимание мы уделили периоду, начиная с 1960-х годов, когда зарождается документоведение как научная дисциплина и появляется значительный объем исследований по вопросам, связанным с функционированием документа во всех сферах общественной жизни. Вопросы автоматизации делопроизводства рассмотрены нами в неразрывной связи с информатизацией общества, начало которой положено распространением электронно-вычислительной техники и разработкой автоматизированных систем управления на рубеже 60-70-х годов нашего столетия. Проблема информационного менеджмента как научной дисциплины появилась в западной практике в начале 1970-х годов, именно эти годы мы взяли в качестве точки отсчета для рассмотрения этой проблемы.

Таким образом, междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от того, насколько это было необходимо для целей данной работы.

Работа включает в себя прежде всего проблемы современного российского государства. Однако по мере необходимости границы исследования расширялись привлечением необходимых материалов из истории бывшего СССР, Российской империи и мирового опыта. Это дало возможность создать достаточную исследовательскую базу и применить компаративный метод для поиска оптимальных научных решений.

В качестве рабочей гипотезы мы выдвигаем положение о том, что в Российской Федерации созрели необходимые предпосылки для широкого внедрения управления документацией в организациях на основе методологии информационного менеджмента, как соответствующего достигнутому уровню информатизации страны и научно-технического прогресса, социально-экономическим условиям, как способа организации работы с документами в качестве полноценного информационного ресурса в целях достижения эффективности управления и экономической деятельности организаций.

Основой методологии настоящего диссертационного исследования является реалистический и всесторонний подход к анализу развития управления документацией, рассмотрение его комплексно и в динамике, с учетом всей совокупности фактов и отказом от идеологизированного догматического взгляда на историю проблемы. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих методов. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, метод сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, широко используемые в документоведении методы классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Следует признать, что сегодня методологические проблемы документоведения относятся к числу центральных и пока еще нерешенных. Аналогичное положение наблюдается и в архивоведении, где учеными сделано гораздо больше в создании нового методологического фундамента. При этом возникает вопрос о философии архивоведения как о средстве выработки нового общего подхода к пониманию роли документов и архивов в современном обществе. Не случайно В.П. Козлов в работе о соотношении профессий историка и архивиста выдвигает задачу осмысления философии архивного дела 1 , а Т.И. Хорхордина призывает к разработке новой научной дисциплины «архивософии» 2 , находящейся на стыке методологии и теории науковедения, философии (культурологии) и информатики. Е.В. Старостин еще в 1991 г., ощущая потребность в изменении методологии архивного дела, предложил термин «архивология», который означает научную дисциплину, изучающую весь комплекс проблем, связанных с процессом документирования многообразной жизни человеческого общества 3 .

Так же, как и в архивоведении, в документоведении философия выступает как всеобщая методология науки. Потребность в философском осмыслении проблем документоведения особенно ярко проявилась в середине 1980-х годов, с приходом в сферу управления новых информационных технологий, появлением «безбумажной» альтернативы информационного обес-

Козлов В.П. Историк и архивист: общее и особенное профессий // Международная научная конференция «Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего». 27-28 ноября 1997 г. Москва: Материалы конференции- М., 1998. - С. 15-28.

2 См.: Хорхордина Т.И. От архивоведения к архивософии? // Труды Историко-архивного ин
ститута. - Т.ЗЗ /РГГУ. - М., 1996. -С. 185.

3 Старостин Е.В. Архивология. Реализация исторического мышления // Проблемы отечест
венной истории периода феодолизма: Тез. докл. / МГИАИ. - М., 1991. - С. 240. См. так
же: Отеч. архивы. - 1999. - № 3. - С. 123.

35 печения управления, массовым применением компьютеров как орудий труда, что повлекло за собой серьезные социальные последствия для управленческого персонала. Впервые эту задачу поставила А.Н Сокова 1 . Ее решение приобретает особенно важное значение в наши дни, когда общество находится в разных срезах переходных состояний (от плановой экономики к рыночной, от социалистической идеологии к идеологии демократии, от индустриального к информационному обществу). В этих условиях роль методологии трудно переоценить.

Междисциплинарные методы, как правило, не имеют философского происхождения. Они зарождались в недрах других наук (математике, теории информации, кибернетике, социологии и др.) и на их стыке. Эти методы но-сят общенаучный характер. К ним относятся методы исторического и логического исследования, системный метод, информационный, вероятностно-статистический, структурно-функциональный методы, метод классификации. Применение общенаучных методов в документоведении позволяет более широко использовать достижения других областей знания, расширяет исследовательские возможности и познавательный аппарат. Однако при их применении чрезвычайно важно, на наш взгляд, учитывать высказывание О.М. Медушевской о том, «что для результативного междисциплинарного диалога подчас не хватает главного, а именно - четкого представления об общем объекте, который разные подходы позволяют увидеть более объемным, разносторонним и системным» 3 .

Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи

// Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. трудов / ВНИИДАД. - М.,

1986. -С. 24-25. 2 УрсулА.Д. Философия и интегративно-общенаучные процессы. М.: Наука, 1981. - С. 163-177. 3 Медушевская О.М. Архивоведение и источниковедение: единство и различия как проблема

междисциплинарного взаимодействия // Архивоведение и источниковедение отечествен-

Ведущую роль в методологии документоведения играет исторический метод, в основе которого лежит изучение истории в ее конкретном многообразии, установление сущности рассматриваемых явлений путем мысленного воссоздания исторического процесса. Исторический метод тесно смыкается с методом источниковедения. Историческая наука испытывает дефицит в отношении непосредственного наблюдения того, что она хотела бы изучать. Источниковедение выступает как метод изучения прошлой реальности через посредство человеческого восприятия, зафиксированного в источниках, в том числе в документах 1 . Применение новых информационных технологий в работе историков привело к возникновению компьютерного источниковедения или исторической информатики 2 .

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину 3 .

Метод функционального анализа позволяет изучить роль и значение

ной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всероссийской конф. 12-13 марта 1996 г. / Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 12.

1 Данилевский И.Н., Кабанов В.В., Медушевская О.М., Румянцева М.Ф. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории: Учеб. пособие / РГГУ. - М., 1998. -С. 23-24.

Соколов А.К. О современном состоянии и перспективах работы с архивом машиночитаемых документов. - Круг идей: Новое в исторической информатике // Труды I Конференции Ассоциации «История и компьютер» / Мосгорархив. - М., 1994. - С. 71.

3 Автократов В.Н., Овезов Б.Б. Некоторые аспекты системного анализа (применительно к до-кументоведческим и архивоведческим исследованиям) // Тез. сообщений к теоретическому семинару «Вопросы системного подхода к исследованиям в области документной информации» (июнь 1972). - М, 1972. - С. 18-28.

37 управленческих документов, образующихся в деятельности организаций и объединенных в соответствующих документных системах 1 . Структурно-функциональный анализ делает возможным исследовать явления и процессы как системы, в которых каждый элемент структуры имеет определенное назначение (функцию) в управленческой деятельности. Его применение можно проиллюстрировать одним из классических примеров В.Н. Автократова, который указывал на причинно-следственное отношение между деятельностью фондообра-зователя и образованием органически целостного фонда документов, представляющего «информационный слепок» деятельности фондообразователя 2 . Логическим развитием структурно-функционального метода в доку-ментоведении является метод моделирования, широко применяемый в различных областях науки. Моделирование - это метод изучения объекта (оригинала) путем создания и исследования его копии (модели), замещающей оригинал, с определенных сторон, интересующих исследователя 3 . Модель - это система со своей структурой и функцией, отражающая структуру и функции системы оригинала, она является промежуточным звеном между теорией и действительностью. Поэтому модель способна отражать не толь-

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДАД. - М, 1974. - Т. IV. - Ч. 1; Автократов В.Н., Ел-патьевский А.В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источниковедение отечественной истории: Сб. статей. - М.: Наука, 1976; Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов // Вопросы истории. - 1983.

- № 2. - С. 56-69.

2 Автократов В.Н. Понятие происхождения в архивоведении // Археографический ежегодник
за 1978 год. - М.: Наука, 1979. - С. 142.

3 Философский энциклопедический словарь. 2-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1989.

4 Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Археографический ежегодник
за 1969 г. -М.: Наука, 1971. -С. 27.

38 ко характеристики оригинала, но и его искомые параметры. Метод моделирования нашел широкое распространение в документоведении и управлении документацией.

Этот метод тесно связан с информационным методом в документоведении, т.е. с применением положений теории информации к документам и документопотокам. Академик Н.П. Ершов справедливо отмечал, что «информационная модель - это то сопряжение, через которое информатика вступает в отношения с частными науками, не сливаясь с ними и в то же время, не вбирая их» 1 . Информационный подход к документам служит целям оценки качества содержащейся в них информации, изучения процессов ее преобразования в документированную информацию в управлении. Изучение документных систем как информационных позволяет выявить особенности распределения информации по каналам связи в управлении, а также закономерности этого процесса.

Информационный метод подразумевает применение методики измерений параметров документальной информации. Основная проблема измерения документной информации связана с переводом качественных характе-

1 Ершов Н.П. Информатика: предмет и понятие // Кибернетика Становление информатики.
- М., 1986.- С. 30.

2 Труды ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973; Автократов В.Н. Источниковедческий и информа
ционный подходы в теории экспертизы документов (Вопросы анализа архивоведческих
критериев ценности) // Материалы науч. конф. по проблемам комплектования докумен
тальными источниками государственных архивов СССР. - М., 1976. - Ч. 1; Рудель-
сон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования
государственных архивов // Вопросы истории. - 1983. - № 2; Елпатьевский А.В. Об ис
пользовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды
ВНИИДАД. - Т. 3. - М., 1973. - С. 264-271; Шапиро В.Д. и др. Управление проектами.
Зарубежный опыт. - СПб.: Два.. Три, 1993; Марка Д., Макгоун К. Методология структур
ного анализа и проектирования / Метатехнология. - М., 1993 и др.

39 ристик в количественные 1 . Положения источникометрии в дальнейшем не нашли развития, хотя их применение в рамках информационного метода могло бы позволить проводить качественный анализ письменного источни-кового фонда страны, а также разрабатывать методики прогнозирования до-кументообразования и комплектования архивного фонда.

С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников, который можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; диссертации и авторефераты по документалистике, документоведению и архивоведению; словари, методическая литература; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся в спра-вочно-информационном фонде ОЦНТИ ВНИИДАД, и архивные документы.

Кроме того, в процессе подготовки работы автором использован собственный опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления (делопроизводства), результаты зарубежных стажировок.

Документоведение как научная дисциплина в целом опирается на все предшествующие исследования и практику работы в области российского и советского делопроизводства, на зарубежный опыт. Важно обратить внима-

Илизаров Б.С. К вопросу о единстве источниковедческого и информационного подходов при определении ценности документов // Труды ВНИИДАД. - М., 1976. - Т. 6. - Ч. 1. - С. 257; Его же. Проблемы измерения в источниковедении и архивоведении (Основная источникометрии и документометрии) // Методологические вопросы документоведения, архивоведения, археографии: Сб. докл. методологического семинара ВНИИДАД. - М., 1978. - Вып. 2. - С. 62-110; Его же. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объемов письменной информации): Учеб. пособие / МГИАИ. - М., 1981.

40 ниє на исторические корни проблемы, без выявления которых невозможно правильное понимание современного состояния и актуальных задач докумен-товедения.

В этой связи представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.

В дореволюционной России последовательно действовал ряд правовых актов, которые закрепляли правила приказного и коллежского делопроизводства 1 . Среди них необходимо выделить Генеральный регламент 1720 г., который впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия 2 .

В советское время также уделялось внимание вопросам документирования и их законодательному оформлению. Первые декреты советской власти по вопросам делопроизводства носили характер разрозненных правовых актов по актуальным вопросам документирования управленческих действий. Их отражение можно найти в опубликованных сборниках нормативных актов 3 .

Следующая группа правовых актов, которая использовалась в работе, связана с деятельностью НК РКИ СССР и его подведомственных органов по совершенствованию делопроизводства в 1920-е и начале 30-х годов 4 .

1 Судебники XV-XVII вв. - М.-Л., 1952.

2 Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. - Т. VI. -
№ 3534; Учреждения для управления губерний Всероссийской империи // ПСЗ Российской
Империи. Собр. 1. - Т. XX. -№ 14392; Общее учреждение министерств 1811 г. // ПСЗ
Российской Империи. Собр. 1. - Т. XXXI. - № 24686.

3 Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-
1923 гг.).

4 Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов

1918-1930 гг. -М., 1969.

Особого внимания потребовали нормативные акты советского правительства, которые последовательно раскрывают переход делопроизводства в ведение архивных органов, изменение их задач и функций в советский период истории, а также документы, связанные с разработкой Единой государственной системы делопроизводства.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документаци-онного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (ч. 4, ст. 29).

В последние годы в Российской Федерации в развитие конституционных норм на законодательном уровне закреплены основы государственной политики по отношению к информации и документации. Системообразующим актом в этой области является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» 2 . Этот закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией 3 .

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному делу 1918- 1982 гг. // Главархив СССР.- М., 1985.

2 СЗ РФ. - 1995. - № 8. - Ст. 609.

3 См.: Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в Рос
сии в 1990-е гг. // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 18-23.

42 Федерации и архивах 1 . Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства. Однако данные основы не содержат правовой регламентации вопросов делопроизводства.

Регулирование отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне в Россию осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информацион-ном обмене» . Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Определенное значение для данной работы имело знакомство с рядом смежных законов, среди которых следует упомянуть Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах, и изменениях, и дополнениях к нему» 3 , Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» 4 , Закон РФ «О государственной тайне и изменениях, и допол-

1 Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33. -
Ст. 1311.

2 СЗ РФ. - 1996. - № 28. - Ст. 3347.

3 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1993. - №32. - Ст. 1242; СЗ РФ. - 1995. - № 30. - Ст. 2866.

4 Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Рос
сийской Федерации. - 1992. - № 42. - Ст. 2325.

43 нениях к нему» , федеральные законы «О связи» , «О федеральной фельдъ-егерской связи» , «О почтовой связи» .

В процессе работы привлекались также зарубежные законодательные акты данного направления (Чехия, Белоруссия, Киргизия, США, ФРГ и др.) 5 .

Важными источниками исследования являются нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции единой государственной системы делопроизводства, унифицированные системы документации, правила работы государственных и ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разработанных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации и международные стандарты в области документации.

Наиболее полным межотраслевым документом в сфере документационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года 6 . На базе ГСДОУ была

1 СЗ РФ. - 1997. - № 41. - С. 8220-8235; там же. - Ст. 4673.

2 СЗРФ. - 1995. - № 8. -Ст. 600.

3 СЗ РФ. - 1994. - № 34. -Ст. 3547.

4 СЗ РФ. - 1995. - № 33. - Ст. 3334.

5 См.: Закон по управлению федеральной документацией США - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД.
№ 856 «п»; Закон об архивном деле Чешской республики // Информ. вестник ОЦНТИ
ВНИИДАД. -1994. - № 5-6; Закон об архивном деле Республики Беларусь // Архивы и
делопроизводство. - Минск, - 1999. - № 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archivar. - 1997. - № 2. - S. 259-287 и др.

6 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положе
ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одоб-

44 разработана Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года 1 .

В процессе подготовки диссертационного исследования были использованы многочисленные периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематики, материалы научных конференций, семинаров и симпозиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guarterly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ).

В процессе написания диссертации использовались терминологические словари, программы учебных курсов МГИАИ и РГГУ по дисциплинам документоведческого и архивоведческого профиля, а также смежным дисциплинам 2 .

В ходе работы были привлечены архивные документы по тематике ис-

рено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988, № 33 / Главархив СССР, ВНИИДАД. - М, 1991.

1 Подготовленная и утвержденная Росархивом в соответствии с распоряжением Правитель
ства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р. Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
05.08.93 № 321 / Росархив. - М., 1997.

2 Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1-2 / Главар
хив СССР. ВНИИДАД. - М., 1982-1988. - Вып. 1. - 445 с, вып. 2 - 317 с; Гредасо-
ва Н.И., Репуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. Вып. 1 / РГГУ. ИАИ.
- М., 1992. - 187 с; Немецко-русский терминологический словарь «Информация и доку
ментация» / Руководители темы: М.В. Ларин (ВНИИДАД), Т. Зеегер (Ун-т г. Потсдама) /
ВНИИДАД. - Потсдам-М., 1993-1994. - 37 с. - Рукопись депонирована в ОЦНТИ по
документоведению и архивному делу 1 марта 1996 г., № 141-96; Документоведение: Про
грамма курса для специальности № 220600 - Организация и технология защиты информа
ции / РГГУ. Фак. защиты информации. - М., 1997. - 23 с; Теория и методика архивове
дения: Программа курса для специальности № 020800 - Историко-архивоведение / РГГУ.
ИАИ. Каф. теории и методики архивоведения. - М., 1996. - 43 с. и др.

45 следования. Особенно большое значение для исследования имеют архивные документы по истории складывания и развития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ, который специально занимался вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы. Фонды НК РКИ и Института техники управления, а также других учреждений 1 дают представление об организации и содержании работ по унификации и стандартизации документов, по упорядочению делопроизводства, о теоретических исследованиях в области научной организации управленческого труда и делопроизводства. В процессе деятельности органов НК РКИ зародилась идея создания единого государственного нормативного акта, регулирующего делопроизводство.

Основные положения и выводы диссертации непосредственно связаны с научно-исследовательскими работами данного профиля, которые проводятся Всероссийским научно-исследовательским институтом документове-дения и архивного дела Федеральной архивной службы России и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, которые выполнялись под руководством автора, и в комплексе нормативно-методических разработок института 2 .

1 ГАРФ. Ф. Р-374 (Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР); Ф. Р-
4084 (Государственный институт техники управления); Ф. А-406 (Народный комиссариат
Рабоче-крестьянской инспекции РСФСР); РГАЭ, Ф. 484 (Центральный союз потребитель
ских обществ СССР); Ф. 1884 (Министерство путей сообщения СССР); Ф. 3527 (Министер
ство связи СССР); Ф. 7733 (Министерство финансов СССР).

2 См. отчеты о НИР по темам:

«Теория и практика информационного менеджмента в управленческих структурах рыночной экономики» (1994-1997); «Подготовка Словаря современных архивных терминов в области информации и документации» (1994); «Подготовка словаря современной архивной терминологии стран-членов МСА» (1994-1999); «Подготовка новой редакции Основных правил работы государственных архивов» (1996-1999); «Подготовка новой редакции Госу-

Новизна и возможность разработки поставленной проблемы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Существенным отличием данной работы является то, что она представляет собой первое системное исследование, характеризующееся междисциплинарным подходом, комплексным исследованием с применением методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и методов документоведения, архивоведения и информатики. Отличительной особенностью исследования является правовое обоснование предлагаемых решений. В диссертации последовательно проводится идея о том, что управление документацией в условиях современного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития до-кументационного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важнейших ресурсов управленческой и производственно-экономической деятельности любой организации. В диссертации впервые исследованы проблемы электронных документов и показано их место в системе управления документацией.

Впервые предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого дано в диссертационной работе. Разработаны предложения о содержании и практическом механизме реализации государственной политики в сфере официальной документации, которые, по нашему мнению,

дарственной системы документационного обеспечения управления» (1997-1999); «Доку-ментоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Аналитический обзор (1999) Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. - М., 1996. и др.

47 помогут ликвидировать кризисные явления в сфере документирования и организации работы с документами в практическом управлении.

В диссертации предлагается применение методологии информационного менеджмента как нового научного направления по отношению к управлению документацией. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных организациях, интегрировать документацию и информацию в единый информационный ресурс и построить эффективно действующую информационную инфраструктуру организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документаци-онного (информационного) обеспечения процессов управления.

Главные положения диссертационной работы были изложены в публикациях по теме исследования, апробированы автором в докладах и сообщениях на целом ряде научных конференций. Среди них следует указать такие, как ежегодная Международная научно-практическая конференция «Документ в информационном обществе» (1993-1999 гг.), Всероссийская конференция «НТИ-95», Всероссийская конференция «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе (1996, 1999 гг.), научно-практическая конференция «Документ. Архив. История. Современность» Уральского государственного университета (2000 г.), конференции историко-архивного института РГГУ, методологический семинар ВНИИДАД, ежегодная научная конференция Международного института архивоведения (1994-2000 гг.) (г. Марибор, Словения), научные конференции Немецкого общества документоведов (1994, 1997 гг.), Международный коллоквиум по информации и документации (ФРГ, 1994 г.), Международный форум по электронным документам (Брюссель, 1997 г.);

48 Всероссийская конференция «Правовые проблемы информационного общества» (1999 г.).

В использовании полученных результатов заинтересованы многие категории научных и практических работников. В частности, работа представляет интерес для практической деятельности при построении систем управления документацией или реальных систем информационного менеджмента.

Материалы диссертации и ее выводы могут быть использованы при создании обобщающих трудов и учебных пособий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления документацией в организациях.

Материалы диссертации имеют практическое значение при чтении общих и специальных курсов, на семинарских занятиях, при определении тематики и методики выполнения студенческих курсовых и дипломных работ.

Положения диссертации были использованы при создании проекта новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления, проекта Типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, при разработке методических рекомендаций, государственных стандартов, терминологических словарей, целого ряда научно-исследовательских работ по плану НИР Федеральной архивной службы и подпрограммы «Развитие архивного дела в Российской Федерации в рамках Федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства», при выполнении проекта «Создание и развитие информационной системы по нормативно-методической и правовой информации для документоведения и архивного дела» Федеральной целевой научно-технической программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники гражданского назначения» на 1996-2000 годы (гос. контракт № 205-19100) - П, руководитель проекта М.В. Ларин).

Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры диссерта-

49 ции. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав и заключения.

Во введении раскрывается актуальность темы, степень ее изученности, определяются цели и задачи, а также методы исследования, представлена историография проблемы.

В первой главе исследуется взаимосвязь информации и документации при формировании информационных ресурсов организации, процессы преобразования информации в документы.

Вторая глава посвящена эволюции управленческого документа, его терминосистемы, особенностям электронной документации.

В третьей главе исследованы исторические аспекты развития делопроизводства, систем управления документацией в связи с реформированием государства и современные проблемы документационного обеспечения управления, даны характеристика их правового обеспечения и развернутое представление об управлении документацией.

В четвертой главе разработаны вопросы теории и практики применения новых информационных технологий при построении конкретных систем автоматизации управления документацией в организациях.

В пятой главе сформулирована новая методология информационного менеджмента по отношению к управлению документацией в современных условиях открытого общества.

В заключении подведены итоги исследования и выработана стратегия комплексного решения задач научной, организационной и практической работы в данном направлении.